隨著信息化技術的高速發展，無紙化辦公的推進，紙質文書呈減少的趨勢，但紙質檔案當前仍然是煙草行業最重要的文件保存形式，不僅包括重要的文件材料，還有需要永久保存的執法案卷文書，其重要性和珍貴性都是不言而喻的。紙質檔案具有真實性、可靠性、不易被篡改的特點，是煙草行業工作中重要的證明材料和參考決策依據，紙質檔案在歸檔保存前，因工作原因，通常有過多次傳遞、翻閱，可能已造成一定的磨損，而且，紙質文書從產生時起，已開始了老化的過程，在外觀、結構等方面逐漸發生不可逆的變化。因此，筆者對紙質檔案保存的耐久性進行了探討。

一、行業內紙質檔案當前管理的現狀

（一）行業內部分單位對檔案管理工作重視力度不夠。部分單位因硬件投入不足，缺乏必要的硬件設施而導致檔案管理工作停滯不前，檔案管理制度有待于改善，沒有健全的檔案管理制度，查找文件和資料將變得費時費力，導致工作效率低下，一些單位存在檔案分類模糊、保存混亂等問題，無序的翻閱也容易造成磨損，未及時設定和存放檔案的分類、歸檔、保密等級，涉及的敏感信息也未能妥善管理，存在外泄可能，引發安全問題。

（二）部分檔案管理人員的紙質檔案管理水平不高。檔案管理人員或使用者的粗心大意會導致檔案受損，有時會沾上各種斑點污跡；部分檔案管理人員在檔案管理工作的缺少創新，不會采用現代化的管理工具和技術，檔案管理的效率不佳。

（三）環境因素對紙質檔案存在較大的影響。因為高溫、高濕、灰塵、有害氣體等發生損耗的情況時有發生。一些由環境因素引起的問題，如霉變、蟲蛀等未能及時發現和處理，在多種因素影響下，紙質檔案的字跡將會出現褪色或擴散，被掩蓋為污點的現象，從而影響檔案的利用。

二、原因分析

（一）部分領導和員工對紙質檔案管理的重要性認識不足

在日常工作中，部分領導可能更加關注專賣、營銷和安保等方面，而忽視了檔案管理的價值，在硬件投入上不足，一些單位沒有獨立的檔案室，紙質檔案資料存放不當，保管條件不佳，相關設備設施配備不齊全。認識不足也導致相關檔案管理人員缺乏積極性和責任感，認為檔案管理工作并不重要，只要材料沒丟失就可以了，在工作上呈現一種“重形式輕內容”的工作態度。

（二）檔案基礎工作不夠扎實

檔案管理人員缺乏專業知識和技能是導致紙質檔案保存不佳的一個重要原因，如果管理人員不了解如何正確處理和維護檔案，會導致檔案的不當存儲和處理。不同的紙質檔案需要采取不同的保存方法，對于特殊的或易損的檔案材料，需要采取額外的保護措施，例如酸性比較強的紙張應該密封保管，較大的圖紙或字畫應該折疊保管或攤開平放，如果沒有根據檔案的特性選擇合適的保存方法，會影響其保存效果。

（三）對環境因素造成的影響重視不夠

紙質檔案的保存環境對其耐久性有很大影響。溫度與濕度的過高或過低都會造成紙質檔案的加速老化，光照易使紙張褪色和變形，灰塵、有害微生物等因素也會影響紙質檔案的保存壽命，另外字跡材料穩定性差的文書也容易在環境因素影響下開始褪色或模糊，造成紙質檔案內容的滅失，一些檔案管理部門在實際操作中，往往忽視了這一環節，導致檔案材料的損壞。

三、提升煙草行業紙質檔案的使用壽命的幾點對策

（一）強化檔案管理意識，加大投入。

單位應對維護檔案管理上的重視力度加大，紙質檔案的原始性、真實性較強，目前仍然具有很高的保存價值和不可替代性。嚴格按照檔案法的規定對其進行規范化管理，統籌規劃，為檔案長期安全保管提供科學保障。限制不必要的訪問和處理，或對部分紙質檔案影印，進入電子化查閱，以減少對紙質檔案造成的磨損；同時盡量選擇高質量的、耐老化的紙張來打印檔案，以減少紙張隨時間退化的風險；對檔案進行細致的分類和整理，使其有序、易查，盡量減少因盲目的翻閱而造成的磨損。

（二）提升檔案管理人員業務素養，強化培訓。

對管理紙質檔案的工作人員和使用人員加強培訓，提升其紙質檔案管理水平和意識，以確保他們能正確處理和保護檔案，普及較好的紙質檔案保管經驗，不斷學習和更新檔案管理的新技術，鼓勵檔案管理人員求實創新，積極探索新的管理方法和技術，建立檔案管理工作人員的交流平臺，分享經驗、破解難點，共同提升工作能力。

（三）重視環境對紙質檔案的影響，采取有效措施。

各單位應制定健全可行的紙質檔案保護制度，具體到各個細節，比如為保持檔案室內的空氣清潔，可以使用空氣凈化設備減少有害氣體和污染物；為避免或減少太陽光的照射，比如安裝防光窗簾，為檔案營造一個無光的環境，避免陽光直射，紫外線會加速紙張的老化過程；定期對紙質檔案進行除塵、除菌工作，保持檔案庫房的清潔衛生，在檔案室內的墻壁和地面涂上防霉涂料等措施，降低細菌、霉菌等微生物對紙質檔案的損壞等，采取各種有效的措施，保護好紙質檔案材料。

中國煙草四十年來的發展，紙質檔案記載著煙草行業發展史上優秀的成果，為未來的研究和高質量發展提供著重要的歷史資料和參考。紙質檔案的保護是一項長期而艱難的工作，實際工作中還會遇到越來越多，越來越棘手的問題。這就需要我們不斷學習，不斷提升自己的能力，找到更好的方法保護紙質檔案，盡量使其保持原貌，延長使用年限。