在卷煙制造生產(chǎn)鏈中，備件看似不起眼，卻扮演著保障生產(chǎn)的重要角色。

近年來，福建中煙廈門煙草工業(yè)有限責(zé)任公司將備件管理作為提升基礎(chǔ)管理工作的重要一環(huán)，從人、財(cái)、物視角進(jìn)行系統(tǒng)思考、積極探索，多維度開展風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，重塑基于“規(guī)范化、精細(xì)化、信息化”三位一體的備件管理框架和業(yè)務(wù)流程，從規(guī)范管理屬性、優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)、轉(zhuǎn)變采購模式、推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型四方面著手，對(duì)備件進(jìn)行全生命周期管理和風(fēng)險(xiǎn)防控，努力探尋備件成本和價(jià)值效能之間的“最優(yōu)解”。

明確標(biāo)準(zhǔn) 嚴(yán)把流程節(jié)點(diǎn)

“管理備件就像經(jīng)營一家大型雜貨鋪，‘商品’種類繁多、材質(zhì)各異，數(shù)量多達(dá)幾萬種，從策劃、需求、采購到倉儲(chǔ)、使用、報(bào)廢都需要精心打理，稍有疏忽便可能引發(fā)資金積壓、生產(chǎn)延誤等問題。”在廈門煙草工業(yè)公司副總經(jīng)理張可洲看來，以風(fēng)險(xiǎn)防控為基，以流程制度為綱，不斷優(yōu)化完善備件管理工作，勢(shì)在必行。

2023年初，廈門煙草工業(yè)公司建立了一支由裝備技術(shù)部及卷包、制絲、動(dòng)力、物流四大車間相關(guān)專業(yè)人員組成的備件管理團(tuán)隊(duì)，以項(xiàng)目化方式重新梳理流程制度，從人的不安全行為、財(cái)產(chǎn)的管控風(fēng)險(xiǎn)、物與賬的一致性三個(gè)維度出發(fā)，精準(zhǔn)識(shí)別備件全流程管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，形成26個(gè)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)，為備件管理裝上了“智能報(bào)警器”。同時(shí)，他們明確角色職責(zé)、優(yōu)化管理框架，出臺(tái)相關(guān)管理制度和防控文件，為備件管理工作規(guī)范有序開展提供了清晰路徑和可衡量的尺度。

在源頭端，團(tuán)隊(duì)通過職能分離、規(guī)范培訓(xùn)、互相監(jiān)督、層層審批，規(guī)避屬性填報(bào)不規(guī)范、虛報(bào)采購需求導(dǎo)致的領(lǐng)用和實(shí)際使用數(shù)量不匹配等風(fēng)險(xiǎn)。“比如在屬性管理上，我們?cè)谒拇筌囬g設(shè)置了屬性管理專員，該人員不能兼任備件申報(bào)人員，屬性管理專員和備件申報(bào)人員不能參與備件領(lǐng)料工作，以確保申報(bào)、領(lǐng)用、儲(chǔ)存、使用分離。我們還重設(shè)屬性審批流，實(shí)現(xiàn)不同車間由不同專業(yè)人員審批的分流審批制度。”裝備技術(shù)部員工許靜純?nèi)缡钦f。

對(duì)于備件的規(guī)范使用和報(bào)廢，團(tuán)隊(duì)也有自己的一套辦法：設(shè)計(jì)三級(jí)分級(jí)防控管理模式，結(jié)合自主開發(fā)的備件二維碼系統(tǒng)，在做好日常檢查和過程監(jiān)督的基礎(chǔ)上，聯(lián)合財(cái)務(wù)、審計(jì)部門每月對(duì)備件使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查；在簡道云上開發(fā)報(bào)廢管理小程序，車間拍照上傳下機(jī)備件，按流程進(jìn)行審批報(bào)廢。

一系列規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧鞒讨贫仍O(shè)計(jì)，為備件管理筑起了一道堅(jiān)固防線。

過程監(jiān)控 “碼”上掌握狀態(tài)

過程監(jiān)控是確保備件管理流程順利進(jìn)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在廈門煙草工業(yè)公司，傳統(tǒng)的線下記錄方式讓備件出庫使用流程繁瑣且不及時(shí)，事后補(bǔ)單和流轉(zhuǎn)過程不明確、不清晰成為制約管理效率的瓶頸。

2023年10月，一套二維碼管理系統(tǒng)讓這一“老大難”問題得到了圓滿解決。該系統(tǒng)為每一個(gè)備件下發(fā)了“身份證”，只需手機(jī)一掃，使用時(shí)間、使用人員、使用數(shù)量、下機(jī)處理等流動(dòng)軌跡和狀態(tài)一目了然，實(shí)現(xiàn)了備件出庫后全生命周期實(shí)時(shí)監(jiān)控，管理變得更加透明、高效。

研發(fā)該系統(tǒng)是對(duì)備件管理?xiàng)l線員工的考驗(yàn)。面對(duì)近200萬元的委外設(shè)計(jì)費(fèi)用，他們果斷決定：自己干！裝備技術(shù)部和信息技術(shù)部牽頭，協(xié)同四大車間信息員組建開發(fā)團(tuán)隊(duì)，利用業(yè)余時(shí)間，深入挖掘每個(gè)出庫步驟的場(chǎng)景需求，從PDA設(shè)備選擇到二維碼設(shè)計(jì)再到審批監(jiān)督流程改造，每一個(gè)細(xì)節(jié)都不放過。

新系統(tǒng)需要車間倉管員進(jìn)行一系列信息導(dǎo)入導(dǎo)出工作，如何最大程度減少過程中的差錯(cuò)，成了系統(tǒng)開發(fā)過程中一塊難啃的骨頭。“我們花了大量時(shí)間梳理疊加業(yè)務(wù)流程，開發(fā)出防呆防差錯(cuò)功能，利用代碼規(guī)則替代原有的人工操作，并配合大量校驗(yàn)確保導(dǎo)入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。”開發(fā)團(tuán)隊(duì)成員、裝備技術(shù)部員工陳哲介紹。

經(jīng)過兩個(gè)多月的精心打磨，團(tuán)隊(duì)最終成功開發(fā)出備件二維碼管理系統(tǒng)。系統(tǒng)上線試運(yùn)行后，團(tuán)隊(duì)持續(xù)跟蹤，不斷迭代更新：將二維碼使用從PDA延展到手機(jī)端小程序，新增超期報(bào)警和下機(jī)備件處置功能，基于Quick BI可視化工具開發(fā)系統(tǒng)功能報(bào)表……每一次升級(jí)都是對(duì)使用便利性、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析精準(zhǔn)性的不懈追求。

這一創(chuàng)新成果得到福建中煙工業(yè)有限責(zé)任公司高度認(rèn)可，陸續(xù)在全省卷煙工業(yè)系統(tǒng)內(nèi)其他直屬單位推廣使用。目前，開發(fā)團(tuán)隊(duì)正在進(jìn)行系統(tǒng)二期改造，將系統(tǒng)從出庫端延展到入庫端，實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)商、備件質(zhì)量的溯源，并嘗試基于系統(tǒng)累積數(shù)據(jù)進(jìn)行建模分析，助力輔助采購決策，不斷提升設(shè)備運(yùn)維水平。

開源節(jié)流 精準(zhǔn)創(chuàng)新創(chuàng)效

在精益生產(chǎn)降本增效的背景下，備件管理團(tuán)隊(duì)堅(jiān)持“不花一分冤枉錢”的理念，不斷提升精益管理水平。

經(jīng)過敏銳的市場(chǎng)分析，備件管理團(tuán)隊(duì)決定探索新的采購策略，將傳統(tǒng)線下供應(yīng)商庫采購轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)直采，充分挖掘優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，在持續(xù)提升采購質(zhì)效的同時(shí)降低廉政風(fēng)險(xiǎn)。

庫齡結(jié)構(gòu)不合理導(dǎo)致資金積壓，一直以來都是廈門煙草工業(yè)公司備件管理的痛點(diǎn)。為此，備件管理團(tuán)隊(duì)組織對(duì)庫存?zhèn)浼M(jìn)行了多輪次、分階段盤點(diǎn)，摸清庫存底數(shù)，并按在庫時(shí)間進(jìn)行了全面系統(tǒng)的庫齡分析，形成詳細(xì)的庫齡結(jié)構(gòu)清單，各車間依照清單查驗(yàn)、反饋備件實(shí)際使用和報(bào)廢情況，備件管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行信息復(fù)查，再聯(lián)合財(cái)務(wù)、審計(jì)部門到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行最終確認(rèn)。

“對(duì)于長庫齡備件，我們會(huì)要求車間說明未用原因，做好專項(xiàng)項(xiàng)修、深入維修等計(jì)劃，督促上機(jī)使用。”裝備技術(shù)部員工林孟琰表示，這樣既可以提高設(shè)備運(yùn)行精度，也可以有針對(duì)性地消化備件庫存。

同時(shí)，他們還通過考核指標(biāo)、積分獎(jiǎng)勵(lì)等方式鼓勵(lì)車間維修人員對(duì)下機(jī)備件進(jìn)行回收加工再利用，最大限度發(fā)揮廢舊件的“剩余價(jià)值”。

“這個(gè)件修修估計(jì)還能用……”在制絲車間，維修團(tuán)隊(duì)一有空便在下機(jī)備件中“淘寶”，從機(jī)械構(gòu)造與電氣系統(tǒng)兩大維度甄別可循環(huán)再利用的備件。

“別小看這些‘斤斤計(jì)較’，不僅能壓縮備件采購維修成本、提高維修效率，還能培養(yǎng)維修團(tuán)隊(duì)的業(yè)務(wù)技能。”制絲車間副主任李楠說。他們對(duì)下機(jī)備件進(jìn)行保護(hù)性拆解作業(yè)，讓許多廢舊備件“重獲新生”，廣泛應(yīng)用于設(shè)備日常維護(hù)和自主改造項(xiàng)目中。

在此基礎(chǔ)上，今年6月開始，他們?cè)谒拇筌囬g推行組件修舊利廢模式。“設(shè)備某個(gè)組件發(fā)生故障時(shí)，以往的做法是停機(jī)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)拆卸修理。為了盡量避免生產(chǎn)中斷，我們鼓勵(lì)維修人員將預(yù)先修復(fù)好的廢舊組件作為臨時(shí)替代品安裝到設(shè)備上，確保短時(shí)間內(nèi)生產(chǎn)線恢復(fù)運(yùn)轉(zhuǎn)。”林孟琰說，這種靈活的策略給維修團(tuán)隊(duì)更加充裕的時(shí)間，細(xì)致檢查和診斷故障組件問題并加以解決。

不管是流程制度的完善，還是管理行為的改變，抑或是數(shù)字化手段的運(yùn)用，都成為廈門煙草工業(yè)公司持續(xù)深化備件管理的重要助推力。截至目前，企業(yè)備件庫存金額同比下降了29.5%，其中庫齡10年以上備件的庫存金額下降了98%。

“下一步，我們將加大長庫齡備件的二次消化力度，建立完善指標(biāo)考核和責(zé)任追究制度，以數(shù)據(jù)指導(dǎo)精細(xì)化采購和庫存管理，持續(xù)推進(jìn)備件成本控制和資源優(yōu)化配置，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營平穩(wěn)運(yùn)行提供有力保障。”張可洲表示。