煙草在線專稿　　標準編寫的規范性，它體現了一個企業的標準化水平，也是衡量企業標準質量的重要尺度。規范性是制定標準所需要遵循的六大基本編寫原則之一，它“是指起草標準時要遵守與標準制定有關的基礎標準以及相關的法律法規。”①規范性要求主要包括：“第一，按照結構劃分的原則來確定標準的要素和層次；第二，遵守編寫規則；第三，特定標準的制定須符合相應的基礎標準。”②本文中的“規范性”主要是針對“第二條”內容來展開闡述的。

　　企業標準編寫的規范性就是要對標準的內容和表達方式都做出嚴格規定，從而使標準編寫有章可循。標準的結構是由按照內容劃分得到的“要素”與按照層次劃分得到的“層”所構成，包括封面、目次、前言、標準名稱、范圍、規范性引用文件、術語和定義、工作（操作或服務…）要求、附錄、終結線、章、條、段等。我們需要從標準的技術內容出發，按照編寫規則，合理安排標準的要素與層次，才能順利起草相應的企業標準，最終編制出高質量的標準文本。下面，我們結合一些案例，對企業標準編寫規范性的易錯點進行剖析。

　　一、“目次”的規范性

　　“目次”是標準文本中一個可選、資料性要素，可根據需要設置。但是一旦決定設置目次，所列出的內容就不應隨意取舍。“目次”應列出的內容包括：前言、引言（如有）、章編號及標題、附錄（如有）（附錄編號、（附錄性質）、標題、參考文獻（如有）、索引（如有）等，而帶有標題的條的編號、標題，附錄條編號、標題，圖編號、圖題等根據需要列出。目次中所列出的內容，包括編號、標題、頁碼等均應與文中完全一致。需要特別注意的一點是：“術語和定義”一章中的“術語”不應在“目次”中列出，因為“術語”不是條的標題。為顯示一份標準的完整結構，方便快速查詢，設置“目次”是很有必要的。電子文本的“目次”應自動生成，不需手工編排，便于標準變動時自動更新到最新頁碼，避免手工編輯目次造成的遺漏、錯誤現象。

　　編寫時“目次”存在的問題有：一是企業標準的名稱不應列入目次的范圍內；二是前言或正文出現附錄，但是未列入目次；三是在目次中有附錄，但在前言或正文未涉及到相關內容；四是目次是手動制作，導致修改變動時無法實現自動更新。建議將圖1調整為圖2格式。

圖1“目次”不規范示例

圖2“目次”規范示例

　　二、“術語和定義”的規范性

　　術語和定義的格式要求有：一是術語和定義應有引導語；二是每條術語都應編號，只有1個術語時也要有編號；三是術語和定義（中、英文）編寫在編號的下一行，空兩個字起排，先寫中文術語（黑體），其后空1個字排英文對照詞（黑體），英文對照詞的第一個字母小寫；四是術語的定義另起一行，空二字起排，回行時頂格排。選擇定義的“術語”要考慮：一是多次使用的術語；二是理解不一致的術語；三是尚無定義或需要改寫已有定義的術語；四是標準的范圍所覆蓋領域中的術語。同時，不可在“定義”中使用“它”、“該”、“這個”等代詞開頭，不可使用“指”、“是指”、“表示”、“稱為”等詞語。

　　編寫“術語和定義”存在問題：一是缺少引導語；二是術語不應與條目編號同一行，術語的位置不規范，具體見圖3；三是定義中出現“指”、“是指”、“××是指”等，具體見圖4。建議術語和定義的編排格式可以借鑒圖5③。

圖3術語與定義的不規范示例

圖4術語與定義的不規范示例

圖5術語和定義的規范示例

　　三、“段”的規范性

　　段是對“章”或者“條”的細分，不設編號。段沒有編號，這是區別段與條的明顯標志。在標準中，除不會被引用的一些引導語可以處于懸置狀態外，要盡量避免出現懸置段，以防止引用時產生混淆。

　　編寫“段”時存在問題：一是出現“懸置段”，導致引用時混亂，如圖6是懸置段與更正后的對比示例，圖7是標準中出現懸置段的標準，圖8是建議調整后的示例。二是混淆使用“段”與“條”，將“條”寫成“段”或將“段”寫成“條”。

圖6“段”的示例

圖7“懸置段”的示例

圖8“段”規范的示例

　　四、“列項”的規范性

　　列項應由一段后跟冒號的文字引出并列的各項，是段的子層次。列項有兩種形式：第一，有編號的列項，使用后帶半括號的小寫拉丁字母，即a）、b）、c）……；列項細分時，第二層次的列項可有編號，用1）、2）　……表示，也可沒有編號。第二，無編號的列項，各項之前使用破折號或圓點，同一層次中使用破折號還是使用圓點應統一；如果需要細分，只能分成無編號的下一級列項。

　　在編寫企業標準中，“列項”出現錯誤的頻次是相對高的。編寫“列項”的注意事項有：一是列項前要有引語，引語不應省略，如在圖10中，4.1.4撇開具體的業務內容，從格式上來看，缺少引語與冒號；二是引語引導的內容與列項中的內容應相符，不應相互重復，如圖9④，出現引語內容與列項中的內容重復的問題。三是條或段不應表述成列項，如在圖10中，4.1.5下面的列項，從表述的具體內容來看，應該是“條”，建議修改為圖11的示例格式。

圖9“列項”的對比

　　圖10“列項”不規范的示例

　　圖11“列項”更正后的示例

　　五、“終結線與書眉、頁碼”的規范性

　　標準的最后一個要素之后，應有標準的終結線。終結線的排版格式要求：居中，長度為版面四分之一的粗實線，不準許另起一頁編排。如果使用標準編寫軟件TCS，終結線是新建后自動生成的。點擊TCS新建封面后，將會自動彈出“終結線”，具體如圖12。另外，從標準的目次開始在每頁書眉位置應給出標準編號。從目次頁到正文首頁前用正體大寫羅馬數字從Ⅰ開始編頁碼，正文首頁起用阿拉伯數字從1開始另編頁碼。單數頁編排時位于右下側，雙數頁編排時位于左下側。

　　終結線、書眉與頁碼存在問題有：一是與“目次”、“條”的編號等問題類似，部分標準因未按照TCS軟件的規范步驟一步步來操作，出現“終結線”缺失或者后期手動添加的現象，如圖13。二是終結線另起一頁編排。三是從目次到附錄的頁碼均是阿拉伯數字。四是目次頁至正文頁前頁眉位置缺少標準編號，如圖14。五是部分頁碼出現居中現象。

　　圖12“終結線”自動生成的示例

　　圖13“終結線”不規范的示例