煙草在線專稿　　標(biāo)準(zhǔn)編寫的規(guī)范性，它體現(xiàn)了一個(gè)企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化水平，也是衡量企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量的重要尺度。規(guī)范性是制定標(biāo)準(zhǔn)所需要遵循的六大基本編寫原則之一，它“是指起草標(biāo)準(zhǔn)時(shí)要遵守與標(biāo)準(zhǔn)制定有關(guān)的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)的法律法規(guī)。”①規(guī)范性要求主要包括：“第一，按照結(jié)構(gòu)劃分的原則來確定標(biāo)準(zhǔn)的要素和層次；第二，遵守編寫規(guī)則；第三，特定標(biāo)準(zhǔn)的制定須符合相應(yīng)的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)。”②本文中的“規(guī)范性”主要是針對(duì)“第二條”內(nèi)容來展開闡述的。

　　企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編寫的規(guī)范性就是要對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容和表達(dá)方式都做出嚴(yán)格規(guī)定，從而使標(biāo)準(zhǔn)編寫有章可循。標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)是由按照內(nèi)容劃分得到的“要素”與按照層次劃分得到的“層”所構(gòu)成，包括封面、目次、前言、標(biāo)準(zhǔn)名稱、范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語和定義、工作（操作或服務(wù)…）要求、附錄、終結(jié)線、章、條、段等。我們需要從標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)內(nèi)容出發(fā)，按照編寫規(guī)則，合理安排標(biāo)準(zhǔn)的要素與層次，才能順利起草相應(yīng)的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，最終編制出高質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)文本。下面，我們結(jié)合一些案例，對(duì)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編寫規(guī)范性的易錯(cuò)點(diǎn)進(jìn)行剖析。

　　一、“目次”的規(guī)范性

　　“目次”是標(biāo)準(zhǔn)文本中一個(gè)可選、資料性要素，可根據(jù)需要設(shè)置。但是一旦決定設(shè)置目次，所列出的內(nèi)容就不應(yīng)隨意取舍。“目次”應(yīng)列出的內(nèi)容包括：前言、引言（如有）、章編號(hào)及標(biāo)題、附錄（如有）（附錄編號(hào)、（附錄性質(zhì)）、標(biāo)題、參考文獻(xiàn)（如有）、索引（如有）等，而帶有標(biāo)題的條的編號(hào)、標(biāo)題，附錄條編號(hào)、標(biāo)題，圖編號(hào)、圖題等根據(jù)需要列出。目次中所列出的內(nèi)容，包括編號(hào)、標(biāo)題、頁碼等均應(yīng)與文中完全一致。需要特別注意的一點(diǎn)是：“術(shù)語和定義”一章中的“術(shù)語”不應(yīng)在“目次”中列出，因?yàn)椤靶g(shù)語”不是條的標(biāo)題。為顯示一份標(biāo)準(zhǔn)的完整結(jié)構(gòu)，方便快速查詢，設(shè)置“目次”是很有必要的。電子文本的“目次”應(yīng)自動(dòng)生成，不需手工編排，便于標(biāo)準(zhǔn)變動(dòng)時(shí)自動(dòng)更新到最新頁碼，避免手工編輯目次造成的遺漏、錯(cuò)誤現(xiàn)象。

　　編寫時(shí)“目次”存在的問題有：一是企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的名稱不應(yīng)列入目次的范圍內(nèi)；二是前言或正文出現(xiàn)附錄，但是未列入目次；三是在目次中有附錄，但在前言或正文未涉及到相關(guān)內(nèi)容；四是目次是手動(dòng)制作，導(dǎo)致修改變動(dòng)時(shí)無法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)更新。建議將圖1調(diào)整為圖2格式。

圖1“目次”不規(guī)范示例

圖2“目次”規(guī)范示例

　　二、“術(shù)語和定義”的規(guī)范性

　　術(shù)語和定義的格式要求有：一是術(shù)語和定義應(yīng)有引導(dǎo)語；二是每條術(shù)語都應(yīng)編號(hào)，只有1個(gè)術(shù)語時(shí)也要有編號(hào)；三是術(shù)語和定義（中、英文）編寫在編號(hào)的下一行，空兩個(gè)字起排，先寫中文術(shù)語（黑體），其后空1個(gè)字排英文對(duì)照詞（黑體），英文對(duì)照詞的第一個(gè)字母小寫；四是術(shù)語的定義另起一行，空二字起排，回行時(shí)頂格排。選擇定義的“術(shù)語”要考慮：一是多次使用的術(shù)語；二是理解不一致的術(shù)語；三是尚無定義或需要改寫已有定義的術(shù)語；四是標(biāo)準(zhǔn)的范圍所覆蓋領(lǐng)域中的術(shù)語。同時(shí)，不可在“定義”中使用“它”、“該”、“這個(gè)”等代詞開頭，不可使用“指”、“是指”、“表示”、“稱為”等詞語。

　　編寫“術(shù)語和定義”存在問題：一是缺少引導(dǎo)語；二是術(shù)語不應(yīng)與條目編號(hào)同一行，術(shù)語的位置不規(guī)范，具體見圖3；三是定義中出現(xiàn)“指”、“是指”、“××是指”等，具體見圖4。建議術(shù)語和定義的編排格式可以借鑒圖5③。

圖3術(shù)語與定義的不規(guī)范示例

圖4術(shù)語與定義的不規(guī)范示例

圖5術(shù)語和定義的規(guī)范示例

　　三、“段”的規(guī)范性

　　段是對(duì)“章”或者“條”的細(xì)分，不設(shè)編號(hào)。段沒有編號(hào)，這是區(qū)別段與條的明顯標(biāo)志。在標(biāo)準(zhǔn)中，除不會(huì)被引用的一些引導(dǎo)語可以處于懸置狀態(tài)外，要盡量避免出現(xiàn)懸置段，以防止引用時(shí)產(chǎn)生混淆。

　　編寫“段”時(shí)存在問題：一是出現(xiàn)“懸置段”，導(dǎo)致引用時(shí)混亂，如圖6是懸置段與更正后的對(duì)比示例，圖7是標(biāo)準(zhǔn)中出現(xiàn)懸置段的標(biāo)準(zhǔn)，圖8是建議調(diào)整后的示例。二是混淆使用“段”與“條”，將“條”寫成“段”或?qū)ⅰ岸巍睂懗伞皸l”。

圖6“段”的示例

圖7“懸置段”的示例

圖8“段”規(guī)范的示例

　　四、“列項(xiàng)”的規(guī)范性

　　列項(xiàng)應(yīng)由一段后跟冒號(hào)的文字引出并列的各項(xiàng)，是段的子層次。列項(xiàng)有兩種形式：第一，有編號(hào)的列項(xiàng)，使用后帶半括號(hào)的小寫拉丁字母，即a）、b）、c）……；列項(xiàng)細(xì)分時(shí)，第二層次的列項(xiàng)可有編號(hào)，用1）、2）　……表示，也可沒有編號(hào)。第二，無編號(hào)的列項(xiàng)，各項(xiàng)之前使用破折號(hào)或圓點(diǎn)，同一層次中使用破折號(hào)還是使用圓點(diǎn)應(yīng)統(tǒng)一；如果需要細(xì)分，只能分成無編號(hào)的下一級(jí)列項(xiàng)。

　　在編寫企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中，“列項(xiàng)”出現(xiàn)錯(cuò)誤的頻次是相對(duì)高的。編寫“列項(xiàng)”的注意事項(xiàng)有：一是列項(xiàng)前要有引語，引語不應(yīng)省略，如在圖10中，4.1.4撇開具體的業(yè)務(wù)內(nèi)容，從格式上來看，缺少引語與冒號(hào)；二是引語引導(dǎo)的內(nèi)容與列項(xiàng)中的內(nèi)容應(yīng)相符，不應(yīng)相互重復(fù)，如圖9④，出現(xiàn)引語內(nèi)容與列項(xiàng)中的內(nèi)容重復(fù)的問題。三是條或段不應(yīng)表述成列項(xiàng)，如在圖10中，4.1.5下面的列項(xiàng)，從表述的具體內(nèi)容來看，應(yīng)該是“條”，建議修改為圖11的示例格式。

圖9“列項(xiàng)”的對(duì)比

　　圖10“列項(xiàng)”不規(guī)范的示例

　　圖11“列項(xiàng)”更正后的示例

　　五、“終結(jié)線與書眉、頁碼”的規(guī)范性

　　標(biāo)準(zhǔn)的最后一個(gè)要素之后，應(yīng)有標(biāo)準(zhǔn)的終結(jié)線。終結(jié)線的排版格式要求：居中，長(zhǎng)度為版面四分之一的粗實(shí)線，不準(zhǔn)許另起一頁編排。如果使用標(biāo)準(zhǔn)編寫軟件TCS，終結(jié)線是新建后自動(dòng)生成的。點(diǎn)擊TCS新建封面后，將會(huì)自動(dòng)彈出“終結(jié)線”，具體如圖12。另外，從標(biāo)準(zhǔn)的目次開始在每頁書眉位置應(yīng)給出標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)。從目次頁到正文首頁前用正體大寫羅馬數(shù)字從Ⅰ開始編頁碼，正文首頁起用阿拉伯?dāng)?shù)字從1開始另編頁碼。單數(shù)頁編排時(shí)位于右下側(cè)，雙數(shù)頁編排時(shí)位于左下側(cè)。

　　終結(jié)線、書眉與頁碼存在問題有：一是與“目次”、“條”的編號(hào)等問題類似，部分標(biāo)準(zhǔn)因未按照TCS軟件的規(guī)范步驟一步步來操作，出現(xiàn)“終結(jié)線”缺失或者后期手動(dòng)添加的現(xiàn)象，如圖13。二是終結(jié)線另起一頁編排。三是從目次到附錄的頁碼均是阿拉伯?dāng)?shù)字。四是目次頁至正文頁前頁眉位置缺少標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)，如圖14。五是部分頁碼出現(xiàn)居中現(xiàn)象。

　　圖12“終結(jié)線”自動(dòng)生成的示例

　　圖13“終結(jié)線”不規(guī)范的示例