煙草在線專稿　　企業管理工作中有一項重要的基礎工作是組織管理，組織管理是為了建立企業的運行框架，就像人的骨架和器官，頭在哪，手在哪，腳在哪，心臟是做什么，胃是做什么，肝臟是做什么，各個器官如何工作、如何協同來維持一個人的正常生存功能等等。對于一個企業來講，就是先把組織架構搭建起來，設立哪些部門，然后給每個部門分配職能，協調每個部門的權利與責任相匹配，理清各部門之間的接口關系，制定相應的制度約束責權的規范運行。組織管理包括組織結構的建立、部門職能梳理、部門崗位配置及崗位職責梳理、規章制度的建立，其目的是為了確保企業以最高的效率來完成其戰略目標。

　　一、部門職能編制目的

　　部門職能編制是組織管理一個重要環節，組織結構體系包括職能結構、層次結構（縱向結構）、部門結構（橫向結構）、職權結構，部門職能編制是解決職能結構和職權結構的問題，起著承上啟下的作用。承上是指部門職能編制是將組織結構上的各個層次、各個部門分配職、責、權，即為完成企業目標所需的各項業務工作及其比例關系和各層次、各部門在權利和責任方面的分工及相互關系，各部門通過職能分配承擔了企業價值鏈中的某一些流程環節，除了要完成本部門的工作以外，還要做好和上下游之間的接口工作，和其他部門無縫對接，形成順暢的信息傳遞，因此，從某個角度來說，職能是對價值鏈流程的分段劃分，流程是職能的分解和串聯。啟下是指部門職能編制是部門崗位設計、KPI（關鍵績效指標）設置、流程梳理、制度制定的基礎依據，崗位編制及職責根據部門職能來確定，KPI設在具體職能上，部門流程和部門職能一一對應，部門制度和部門職能是一對多或多對一的關系。所以，部門職能編制是源頭，通過理順各部門職能職責，建立層次邏輯清晰的部門職能框架，著力解決因職責缺失、職責交叉、職責重疊、職責錯位、職責虛位、職責失衡等帶來的推諉扯皮、流程不暢、效率低下等問題，強化部門職能具體化、系統化、規范化、清晰化，促進各部門各司其職、協同聯動，為公司生產經營高效順暢運行提供良好的組織保障，確保公司戰略目標順利實施。

　　二、部門職能編制原則

　　1、不留空白原則：企業生產經營管理所需要的一切職能都要有相應的部門負責，各部門之間職能必須互相銜接，不能留下任何空白。

　　2、科學專業原則：符合部門對公司的定位和要求，科學設置部門應該承擔的職能職責，滿足公司生產經營的需要，清晰界定和其他部門的職能接口，發揮部門的專業特長優勢，避免出現職責錯位、職責虛位、職責失衡等問題。

　　3、相互獨立原則：各個部門所承擔的職能范圍相互之間要保持一定獨立性，避免出現職能重疊、職能交叉等問題。

　　4、權責一致原則：部門所擁有的權利和應負的責任務必一致，避免有責無權或有權無責。

　　5、完全窮盡原則：職能分解過程中要列出部門內部職能范圍單元的具體項目，避免出現內部職能漏空，以便落實部門實現工作過程中的所有工作責任單元。

　　6、兼顧發展原則：部門職能梳理是以部門現在工作的職責現狀為主，并根據公司戰略規劃、發展趨勢以及實際工作需要調整、優化、突破，要考慮到公司發展需要承擔的、應該而沒有承擔的職責，立足現狀，兼顧長遠。

　　7、保持穩定原則：部門職責界定后要保持相對穩定，組織架構和流程未發生改變時，不要隨意改變，必須改變時，應報歸口管理部門評審，重新發布執行，保持動態維護更新。

　　三、部門職能編制方法

　　企業在運行過程中會出現很多問題，很多部門經常會說制度缺乏、職責不清、流程混亂等原因，歸根結底，是責權利的關系沒有理清，應該做什么沒有搞清楚就糊里糊涂地做，頭腦里沒有一個清晰的邏輯框架，因此做起事情來顛三倒四、事倍功半的現象頻出，理清楚才能做的好，部門職能編制就是一個理的過程。現在很多企業也都做了部門職能編制的工作，但做完后就束之高閣了，幾乎沒有人再去查閱過，遇到問題只是口頭上去抱怨，而沒有從部門職能入手去分析問題根源。究其原因是很多企業的部門職能編制的不夠規范和精細，職能描述過于寬泛，模棱兩可，大都屬于框架性的描述，不具體，不細化，可操作性不強，沒法指導實際操作。

　　管理講究的是邏輯、層次，要像剝洋蔥一樣層層分解問題的本質，所以我們進行部門職能編制，也要按照流程管理的思路、過程管理的方法，分層分級逐步展開，對部門職能進行縱向和橫向逐級分解，來建立邏輯層次清晰、具體直觀可操作的部門職能框架體系。部門職能框架體系包括五個部分：第一個部分是部門的基本信息，包含部門名稱、部分負責人、部門職數、下屬部門、上級領導等信息；第二部分是部門的內外接口關系，包含內部主要接口部門和外部主要接口部門；第三部分是部門職能分解，包含部門使命和具體職能分解；第四部分是部門崗位設置及編制，說明部門崗位角色及人數；第五部分是部門組織結構圖，對于有下屬部門的大部門比較適用，說明部門、下屬部門、崗位角色之間的邏輯層次關系。下面具體講一下第三部分職能分解的方法。

　　第三部分部門職能分解具體方法就是首先制定部門使命，根據部門使命進行橫向分解：分解成一級職能、二級職能、三級職能等，對于職能復雜的部門建議最多分解到四級職能，不易再細化。一級職能界定是組織賦予部門的主要職能，反映該職能單元存在的價值，用名詞性短語概括本部門的主要業務和管理職能；二級職能反映的是從一級職能之下分解的若干項子職能（職能模塊），是各個職能單元需要開展的管理活動的內容，用一個名詞性短語概括；三級職能反映的是從二級職能分解的具體業務活動，是指一些可以操作的具體業務項目，用一個句子“動詞+事項”來描述。對每一級職能再進行縱向分解：將一級職能分解成若干個二級職能，即彼此獨立的職能模塊，將二級職能分解成若干個三級職能，即最小的單元，即獨立的、可操作的作業項目。可參照以下模版：

　　本文只是介紹了一種基于流程管理思想、過程逐級分解的部門職能編制方法，部門職能編制方法根據不同企業的需求，還有其他很多別的方法，分解的粗細程度也可根據需要來選擇合適自身發展需要的。畢竟管理是為生產經營服務的，不是為了管理而管理，不是越細越好，管理沒有最好，適合的才是最好的。