煙草在線專稿　　煙草商業(yè)企業(yè)檔案是指企業(yè)在卷煙銷售、煙草專賣、煙葉流通、科技創(chuàng)新、安全生產(chǎn)、各項(xiàng)綜合管理工作及經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像材料等不同形式的歷史記錄。筆者近年來(lái)專職從亊主纂煙草商業(yè)企業(yè)《煙草志》工作，接觸過(guò)一些單位檔案資料，比較了解各煙草商業(yè)企業(yè)檔案室情況，有的單位檔案室資料總體情況很不理想，缺失遺漏較多。比如煙草有個(gè)別單位連歷年（1991～2010年）來(lái)的最關(guān)鍵，也是最基本的卷煙銷售數(shù)量、卷煙銷售額、案件查處數(shù)、罰沒(méi)款、利稅等數(shù)據(jù)大部分都無(wú)法提供，尤其是2000年電腦未普及之前，數(shù)據(jù)不是沒(méi)有就是不準(zhǔn)確更明顯。更別說(shuō)歷年工作總結(jié)、大事記、圖照等等，　給修志工作帶來(lái)相當(dāng)大的難度或缺陷，也使該單位某一時(shí)期內(nèi)造成好似工作空白現(xiàn)象，丟失的無(wú)形資產(chǎn)無(wú)法補(bǔ)救。對(duì)此，一般人可能都不會(huì)相信，也很難讓人理解、原諒。現(xiàn)在，我結(jié)合從事的實(shí)際工作，淡一談如何做好煙草商業(yè)企業(yè)檔案管理工作，希望引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和部門及員工足夠的重視。

　　1983年9月23日，國(guó)務(wù)院以[國(guó)發(fā)（1983）151號(hào)]文件發(fā)布《煙草專賣條例》后，全國(guó)各地各級(jí)政府大都陸續(xù)組建了煙草專賣局（公司）。煙草商業(yè)企業(yè)檔案是指企業(yè)在卷煙銷售、煙草專賣、煙葉流通、科技創(chuàng)新、安全生產(chǎn)、各項(xiàng)綜合管理工作及經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像材料等不同形式的歷史記錄。是企業(yè)銷售經(jīng)營(yíng)和管理的重要依據(jù)，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展過(guò)程中的寶貴財(cái)富。筆者近年來(lái)專職從亊主篆煙草商業(yè)企業(yè)《煙草志》工作，接觸過(guò)一些單位檔案資料，比較了解各商業(yè)企業(yè)檔案室情況，有的單位檔案室資料總體情況很不理想，缺失遺漏較多。現(xiàn)在，我結(jié)合從事的實(shí)際工作，談一談如何做好煙草商業(yè)企業(yè)檔案管理工作，希望引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和部門及員工足夠的重視.

　　一、煙草商業(yè)企業(yè)檔案概括起來(lái)講有四個(gè)作用：

　　1、煙草商業(yè)企業(yè)檔案可準(zhǔn)確反映煙草企業(yè)的成長(zhǎng)歷程：一個(gè)不想成長(zhǎng)的企業(yè)是不需要檔案的，但一個(gè)企業(yè)要想不斷發(fā)展壯大是永遠(yuǎn)都脫離不了“檔案”這兩個(gè)字。檔案記錄著煙草企業(yè)成長(zhǎng)的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，何時(shí)開(kāi)業(yè)，何時(shí)盈利，何時(shí)擴(kuò)張，戰(zhàn)略目標(biāo)，重大會(huì)議，改革改制，干部任免，人員變動(dòng)等方方面面都可以從煙草企業(yè)檔案中找到答案。煙草企業(yè)發(fā)展何時(shí)平穩(wěn)、何時(shí)動(dòng)蕩，原因何在，也可以從中找到規(guī)律和解答。

　　2、煙草商業(yè)企業(yè)檔案是企業(yè)宣傳的資料庫(kù)

　　檔案管理好的煙草企業(yè)需要進(jìn)行宣傳時(shí)，只需在檔案室調(diào)取資料就行了，不需要臨時(shí)抱佛腳，打亂正常工作，也不需要像演員彩排似的，勞命傷財(cái)，準(zhǔn)備道具、背景。檔案管理好的煙草企業(yè)，宣傳資料真實(shí)可信，對(duì)宣傳和擴(kuò)大煙草企業(yè)影響力有百利而無(wú)一害。檔案管理實(shí)在是一舉多得的事情。

　　3、煙草商業(yè)企業(yè)檔案是單位決策制訂的參謀和幫手

　　煙草商業(yè)企業(yè)做決策、出方案，往往都要查找煙草歷史數(shù)據(jù)，進(jìn)行同比分析或方案對(duì)比，沒(méi)有檔案就無(wú)法進(jìn)行。檔案管理良好的煙草企業(yè)，死檔案強(qiáng)過(guò)活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時(shí)候。煙草企業(yè)做決策離不開(kāi)檔案資料。有了檔案資料就能較快地出臺(tái)決策，因此它是煙草企業(yè)決策制訂的參謀和幫手。

　　4、煙草商業(yè)企業(yè)檔案是員工成長(zhǎng)的斷代史

　　很多煙草商業(yè)企業(yè)員工（短期合同工）進(jìn)來(lái)時(shí)一張表，出去時(shí)還是一張表。更有甚者，這個(gè)員工一走，這一張表也不知什么時(shí)候就消失得無(wú)影無(wú)蹤了。這實(shí)在是大錯(cuò)特錯(cuò)的事。煙草人事部門對(duì)于已經(jīng)離職的員工檔案應(yīng)該定期移交單位檔案管理部門。離職員工不一定都是企業(yè)的敵人，說(shuō)不定哪一天煙草企業(yè)的員工成了名人，他的檔案可就成了珍貴史料。這有點(diǎn)夸張，但并非沒(méi)有可能。煙草人事部門應(yīng)該加強(qiáng)員工檔案管理，每年補(bǔ)充、更新員工檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確及時(shí)記錄員工成長(zhǎng)的腳步。煙草員工在企業(yè)多少年，檔案就應(yīng)該記載多少年的主要成長(zhǎng)歷程。煙草企業(yè)人事檔案應(yīng)該成為員工成長(zhǎng)的斷代史。

　　二、目前煙草商業(yè)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及存在的五個(gè)主要問(wèn)題

　　（一）總體現(xiàn)狀

　　1、單位對(duì)檔案資料的重要性意識(shí)逐年增強(qiáng)。煙草商業(yè)企業(yè)檔案室大多設(shè)置在20世紀(jì)90時(shí)代初中期。雖然成立早，但由于對(duì)檔案資料不太重視，認(rèn)為可有可無(wú)，所以有的單位檔案資料空空如也。之后大部分煙草企業(yè)都成立并及時(shí)調(diào)整了檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)干部和員工對(duì)檔案資料的重要性和必要性比以前普遍增強(qiáng)。煙草企業(yè)一般都配備兼職檔案人員一人以上，有時(shí)還組織、選送參加上級(jí)檔案學(xué)習(xí)培訓(xùn)。

　　2、單位對(duì)檔案室加大了硬件投入。煙草商業(yè)企業(yè)大部分都有適宜保管檔案的專用庫(kù)房，備有溫度計(jì)、干粉滅火器、空調(diào)等，有的還配備質(zhì)量較好的檔案專用柜架，檔案裝訂嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)要求裝訂。

　　3、單位檔案資料比較豐富。煙草商業(yè)企業(yè)大部分都有文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、基建（災(zāi)后重建、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目）檔案、實(shí)物檔案、電子檔案分門別類，整理歸檔，并且歸檔文件資料齊全，特別是2000年電腦開(kāi)始普及后各煙草企業(yè)電子檔案大部分保存較好。

　　（二）存在的主要問(wèn)題

　　1、煙草商業(yè)企業(yè)檔案管理人員普遍存在業(yè)務(wù)素質(zhì)低、兼職煙草太多的現(xiàn)象。以某市煙草為例，全市13個(gè)單位的專兼職檔案人員具有檔案上崗證書(shū)的寥寥無(wú)幾，對(duì)于檔案工作所掌握的僅僅停留在保管上級(jí)文件和論文一些會(huì)議資料上，分門別類進(jìn)行全面的收集整理根本無(wú)從談起。另外，煙草企業(yè)在運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中，檔案人員存在變動(dòng)頻繁、兼職多的雙重困難，嚴(yán)重影響了檔案工作的正常開(kāi)展。

　　2、由于煙草商業(yè)企業(yè)檔案管理工作的有關(guān)制度不健全，致使檔案管理工作不規(guī)范。煙草企業(yè)檔案內(nèi)容繁多，除一般企業(yè)所具有的文件、會(huì)議、人事勞資等材料外，還擁有大量的科技創(chuàng)新、經(jīng)營(yíng)管理等內(nèi)容的檔案材料，以及新類別、新形式的檔案，如基層創(chuàng)優(yōu)、企業(yè)開(kāi)展主題年等檔案。而我們的煙草企業(yè)管理人員并不掌握相應(yīng)完善的分類歸檔標(biāo)準(zhǔn)和管理制度，導(dǎo)致煙草兼職檔案管理人員面對(duì)紛繁復(fù)雜的檔案資料而無(wú)從下手。

　　3、隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和企業(yè)改革的不斷深入，煙草商業(yè)企業(yè)檔案舊的管理模式與企業(yè)的發(fā)展已不相適應(yīng)。企業(yè)快速發(fā)展后，企業(yè)內(nèi)存在著多種形式員工身份的關(guān)系等另類，煙草企業(yè)檔案工作迫切需要與之相適應(yīng)的多元化管理模式的出現(xiàn)。

　　4、煙草商業(yè)企業(yè)檔案管理工作意識(shí)較差，有待于進(jìn)一步提高。造成這種局面的原因主要有兩點(diǎn)，一是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及職工不能正視檔案在企業(yè)發(fā)展中的作用；二是抓檔案工作先期要有必要的投資，而有時(shí)面對(duì)企業(yè)低迷的狀態(tài)，煙草企業(yè)怕增加經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，不敢也不愿抓檔案工作。

　　5、煙草商業(yè)企業(yè)檔案人員主動(dòng)意識(shí)和服務(wù)意識(shí)較差，無(wú)法發(fā)揮檔案在企業(yè)發(fā)展中的作用。由于煙草企業(yè)檔案人員大都是兼職，所以造成企業(yè)部分檔案人員只停留在收集整理檔案上，在如何主動(dòng)地為煙草企業(yè)發(fā)展提供必要的技術(shù)資料、市場(chǎng)信息、綜合管理上無(wú)動(dòng)于衷，這也造成了很多人認(rèn)為檔案無(wú)用的局面。