煙草在線專稿　　摘要：在煙草行業，規范縣級分公司報銷程序，不僅能提高報賬效率和員工滿意度，還能有效推動會計信息質量的提升，本文根據縣級分公司財務管理實際，對費用報銷流程實施過程中的出現的相關問題進行探討，并提出解決對策。

　　關鍵詞：優化　流程　財務報賬　效率

　　在縣級分公司大量的經濟業務活動中，財務報賬是會計基礎工作之一，是相關人員從經濟業務活動中取得真實、合法的票據，然后通過具有審批權限的部門和人員審批合格后，到財務部門辦理報銷手續的過程。財務報賬直接關系著會計信息質量的準確性和真實性，影響著財務管理職能的發揮，同時也對分公司相關經濟決策起著至關重要的作用。可見，縣級分公司財務費用報銷工作至關重要，由于縣級分公司所轄的煙葉工作站、卷煙營銷服務站、專賣管理所（以下簡稱基層部門）分布在各鄉（鎮），距離城區少則十多公里，多則八九十公里，基層部門人員到分公司本部進行費用報銷，耗時耗力，如碰上某個環節的審批人員不在，只能等下去，或者下次再來，有的報賬員報一次賬跑了兩三天，影響了基層部門的日常工作，致使工作效率不高。因此，優化財務報賬流程，提高報賬效率成為分公司財務管理工作的一個亟待解決的問題。本文根據縣級分公司財務管理實際，對費用報銷流程實施過程中的出現的相關問題進行探討，并提出解決對策。

　　1.財務報賬工作中存在的突出問題

　　1.1財務報賬政策性強，簽字審批手續繁瑣。由于財務報賬屬于經濟業務活動，必須謹慎，不容出錯，各部門持有的各種發票在去財務部門報賬之前，必要按照財務制度到相關科室部門審核，找相關領導簽字審批。根據財務制度的要求，對于報賬金額的大小不同及部門歸口管理的要求，必須找相對應的各級領導簽字審核審批。從業務報銷所在的部門負責人，機關科室負責人，分管領導，分公司領導，時常有相關審批人員因事務繁忙，時常外出的情況，造成了報賬人員需要在好幾個工作日后才可以完成整個經濟業務的簽批環節，很難一次或二次或當天就能完成所有審批人員的簽字手續。這未到財務部門報賬之前就要進行的這些準備工作，占用了報賬人員大量時間和精力，而本身多數報賬人員也是有其它工作要做，造成了其他工作的延時延誤，使得報賬人員對報賬活動產生了一定的情緒，甚至對財務部門徒生怨言。

　　1.2財務報賬工作量繁重，業務經辦人員、報賬人員業務素質參差不齊。首先，各科室及基層部門的業務經辦人員、報賬人員素質參差不齊，大多數業務經辦人員、報賬員不具備財務知識背景，對權責發生制、履約風險等概念缺乏必要認識，對報賬資料的真實、完整、準確的重視程度不夠。其次，財務部門雖然對財務知識和報賬業務進行針對性的培訓，但經辦人員、報賬員數量較多，且經常會發生更換變更，新業務經辦人員、報賬員的加入減弱了業務報賬前端的審核、管控力度。再次，報賬審批流程涉及多個環節，部分在末端發現的問題需要進行退單由業務經辦人員進行修改，嚴重影響報賬單據的審批效率。最后，報賬人員缺乏計劃性和時限性，報賬單據大都集中在財務最為繁忙的月末和年末提交，報賬員僅僅負責與財務報賬的接口組織、簽批和發票單據傳遞，對本部門所報銷的經濟業務承擔的風險責任，實際作用有限。在這種新情況之下，增加了財務管控工作難度，也使得財務工作效率難以提高。

　　1.3報賬手續辦理時間無法預估，報賬人員等待時間較長。報賬等待是報銷流程中最為常見的現象。由于財務部門對每次報賬人數手中的報銷單據的多少都無法預測，因此需要核對清楚才能進行報銷。對于基層部門的報賬人員來講，報賬等待是一件不費力但勞神、乏味的事情，而報賬需要等待的時間也無法預知。此外，經辦人員對原始憑證的歸類不當、粘貼不規范等問題都是影響報賬進展的因素，因此，財務人員在高強度工作之下，服務質量和效率有所下降在所難免。

　　1.4財務報賬扎堆，年底集中報賬現象嚴重。報賬的特殊性主要表現在，除了當月日常報賬業務之外，煙葉生產基層設施建設項目補貼及科研項目等業務，由于受工程竣工結算、驗收、項目實施的時間節點等因素的限制，導致年底報賬工作特別集中，加之年度決算，繁重復雜的核算業務聚集在一齊，使財務人員工作堆積，從而影響了工作效率與服務質量。

　　2.優化財務報賬手續的策略

　　2.1強化財務知識培訓，規范會計基礎工作。會計基礎工作直接關系到會計核算質量，因此加強業務經辦人員、報賬人員的業務培訓，尤為重要，如單據的填寫、粘貼規范，會計基礎工作、財經法規解讀等；不斷加強業務經辦人員、報賬人員業務素質和責任意識。同時，財務人員應轉變工作理念、樹立強烈的服務意識，加強與業務經辦人員、報賬人員的溝通和交流，以此提升財務管理服務的高效性。

　　2.2嚴格執行企業標準審核審批。嚴格按照進行業務審核審批。（如下圖列表所示）

2.2.1費用報銷管理流程圖

2.2.2流程說明

2.2.3費用掃描圖片登記表（舉例）

　　報賬員按照上述費用報銷管理流程進行審批后，登陸“煙草行業資金監管系統（內網http：//10.200.66.8：9080/TFM/）”，進行資金支付登記，然后到財務部門進行單據掃描，并對掃描的單據進行再次檢查，在《費用掃描圖片登記表》上做好掃描圖片登記（如上圖），財務人員在資金監管系統中上傳掃描附件的時候，能夠按照上圖的圖片編碼，快速準確上傳掃描附件。從而減輕財務人員的工作量，有效的縮短了流程處理時間，大大的提高了財務人員的工作效率。

　　2.3嚴格規范把關手續。在經濟業務發生后，各部門應及時取得有關憑據及時進行費用報銷，本月的費用次月前必須報銷，不得跨到第三月報銷，各部門負責人要切實履行管理責任，對本部門報銷的經濟業務真實性把關負責；報賬員嚴格按照會計基礎工作規范流程指導業務經辦人員做好單據的填制和發票單據的粘貼；同時，對粘貼發票單據合法性、真實性、完整性進行初審把關，到分公司后，先由歸口部門進行審核簽字，再由財務部門會計人員對發票單據認真查閱審核，審核通過后，財務人員在經濟業務審批單左下角復核欄簽字確認后，再轉由財務負責人再次進行審核簽字后，最后，報分公司領導簽字審批，做到層層把關，層層審核，以達到報賬工作有條不紊，規范有序，從而減少了報賬人員的時間成本，提高了工作效率。

　　2.4優化報賬員業務報銷組合。對于在同一辦公地點的兩站一所即“煙站、服務站，專賣所”，沒有必要每個部門都指定專門的報賬員，三個部門的報銷簽字業務統一由煙站的報賬員對專賣所、服務站的報銷單據進行審核后代為到分公司辦理經濟業務報銷簽批手續，從而節省了人力物力，讓有限的人力資源投入到分公司兩煙生產經營管理中。

　　2.5建立簽批預約制度。為避免簽批時相關科室負責人、分公司領導不在導致的時間等待的情況，財務部門會同分公司辦公室根據分公司領導的工作時間安排，與相關科室負責人進行溝通協調，在時間安排上盡可能的把報賬時間安排在每月的中旬，以錯開月底工作密集而相互擠占，確定報賬時間，電話或信息平臺通知各部門報賬時間，做好報賬準備工作，按時報賬，以確保報賬的時間段內，涉及到簽批手續的相關科室負責人及分公司領導不外出，確保各部門的報賬業務能夠及時簽批完成。特殊情況造成情況有變，及時進行更新傳達通知信息，以減少信息不對稱造成的時間和精力浪費。

　　2.6實行網銀電子結算報賬制。電子結算報賬模式是指在報賬過程中利用網絡信息技術，將傳統的現金收付方式轉變為銀行卡轉賬方式，不到現金出納處繳、領現金就完成報銷的一種報賬方式。報賬業務審批流程結束后，報賬員無需等待。各部門的費用報銷采用網銀電子結算支付到報銷人提供的銀行卡上，實現“沒有現金的”現金管理，規避報賬員現金遺失風險，有利于減輕出納人員工作量、優化財務報賬流程、提升財務服務質量、節省報賬人員時間，降低了報賬的時間成本，提高報賬效率。

　　3.結語

　　財務管理是分公司管理工作的重要組成部分，而財務報賬又是分公司財務管理工作的重中之重，新形勢下財務報賬工作面臨著機遇和挑戰，對財務報賬工作提出了較高的目標和要求。如何提高報賬工作效率，優化報賬策略，財務工作人員要不斷探索、創新和實踐，與時具進，全面實現分公司財務報賬工作的優化完善。