煙草在線專稿　　引：隨著行業(yè)“卷煙上水平”各項(xiàng)工作的逐步開展，各種管理體系建設(shè)工作進(jìn)行得可謂如火如荼，提到“貫標(biāo)”這個(gè)詞相信大家肯定不會(huì)陌生，有貫質(zhì)量管理體系的，有貫環(huán)境管理體系的，有貫職業(yè)健康安全管理體系的，還有“三標(biāo)一體”，但筆者認(rèn)為，管理體系的宣貫工作萬變不離其宗，無論哪種管理體系，都是以戴明模型為基礎(chǔ)的，也就是通常說的PDCA模式，即策劃-實(shí)施-檢查-糾正，這也就是前面所提到的“宗”。管理體系建立起來了，要想真正發(fā)揮其強(qiáng)大的功能，就必須在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行審核。管理體系內(nèi)部審核是企業(yè)為獲取管理體系運(yùn)行的客觀證據(jù)、對(duì)管理體系本身進(jìn)行獨(dú)立檢查并進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，以確保符合要求的重要手段，同時(shí)它還與管理評(píng)審和糾正預(yù)防措施并稱為管理體系持續(xù)改進(jìn)的“三大法寶”。那么，如何搞好管理體系的內(nèi)審工作呢？

　　第一步：就是要合理編制審核計(jì)劃。

　　“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，管理體系審核也不例外。一個(gè)好的管理體系審核計(jì)劃可以起到事半功倍的效果，因此，主控部門在制定審核計(jì)劃時(shí)必須要根據(jù)受審核部門和單位的工作職能、業(yè)務(wù)范圍來確定審核人日，有現(xiàn)場(chǎng)的必須安排現(xiàn)場(chǎng)審核人員，并綜合考慮往返路途的遠(yuǎn)近，合理安排審核人員。有的部門可能人員較多，關(guān)鍵崗位的人員還有可能休假，如果涉及到的人員不在單位，其他人員是否能幫助審核組獲取相關(guān)記錄？這些都是編制審核計(jì)劃時(shí)應(yīng)該考慮的問題。

　　第二步：開好管理體系內(nèi)部審核的首、末次會(huì)。

　　在這里筆者想強(qiáng)調(diào)一下，有很多同事認(rèn)為首、末次會(huì)就是走形式，可開可不開，只要把審核結(jié)果公布一下就可以了。其實(shí)不然，首、末次會(huì)是企業(yè)實(shí)施審核時(shí)，審核組成員之間、審核組與受審核單位之間以及受審核單位與管理層之間進(jìn)行溝通交流的非常重要的手段，同時(shí)也是對(duì)審核員以及受審核單位的一次特殊的“培訓(xùn)”。首次會(huì)有利于調(diào)動(dòng)審核組成員的積極性，使受審核單位的領(lǐng)導(dǎo)們更加重視審核活動(dòng)，為后續(xù)審核創(chuàng)造一個(gè)良好的氛圍，提高審核工作的效率。末次會(huì)對(duì)于受審核單位來說是一次非常難得的認(rèn)識(shí)管理體系運(yùn)行過程中的問題與不足的良機(jī)。末次會(huì)對(duì)于關(guān)閉不合格項(xiàng)、整改觀察項(xiàng)和關(guān)注點(diǎn)來說，具有十分重要的指導(dǎo)意義。

　　第三步：嚴(yán)格對(duì)現(xiàn)場(chǎng)審核進(jìn)行控制。

　　審核組應(yīng)從總體上對(duì)受審核單位的生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)、作業(yè)人員、設(shè)施設(shè)備、資源供應(yīng)、后勤管理、辦公場(chǎng)所等方面進(jìn)行全面的檢查，正面要求證，負(fù)面要取證，一切以痕跡化的記錄為準(zhǔn)，堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，忠實(shí)地填寫內(nèi)部審核檢查表，一就是一，二就是二，做到了就是做到了，沒做到就是沒做到。由于是內(nèi)部審核，審核員與受審核單位都是企業(yè)下屬的部門，而且審核員與受審核單位的工作人員都是同事，而且絕大多數(shù)的從事管理體系工作的人員都是兼職，因此內(nèi)部審核往往以相互交流、相互指導(dǎo)和學(xué)習(xí)為主，好的方面一定要提倡，不好的方面要把問題講透徹，同時(shí)一定要給出改進(jìn)方案或建議，切記不可泛泛空談問題，回避解決方法，那樣只會(huì)讓受審核單位一頭霧水、無所適從。

　　第四步：正確認(rèn)識(shí)不合格報(bào)告。

　　內(nèi)部審核的目的是驗(yàn)證管理體系在企業(yè)內(nèi)部運(yùn)行是否與標(biāo)準(zhǔn)相符，一次有效的內(nèi)部審核需要有高素質(zhì)的、有責(zé)任心的、有審核能力的審核員去實(shí)施。審核員的獨(dú)立性如果得不到保證的話，將會(huì)給審核工作埋下隱患。內(nèi)部審核一般都不會(huì)開具嚴(yán)重不合格報(bào)告，但是一般不合格報(bào)告通常都是要開的，只是數(shù)量多少的問題。大多數(shù)單位的領(lǐng)導(dǎo)都會(huì)這樣認(rèn)為，不合格報(bào)告開得多了，說明管理體系工作沒做好，往往對(duì)具體工作人員進(jìn)行責(zé)備。其實(shí)不合格報(bào)告數(shù)量多少與管理體系運(yùn)行質(zhì)量之間沒有必然聯(lián)系，做得好的地方可能審核組沒有看到，而管理上的缺陷、漏洞、失誤卻被抓住了。這種情況在審核過程中是再正常不過了，因?yàn)閷徍说脑瓌t之一就是“正面求證，負(fù)面報(bào)告”，做的好的只是證明一下，做的不好的反而被拿到桌面上了。也正是基于此，管理體系工作常常被稱為是“遺憾的藝術(shù)”。正確對(duì)待不合格報(bào)告，就要對(duì)不合格產(chǎn)生的原因進(jìn)行全面、客觀的分析，科學(xué)、合理地制定糾正預(yù)防措施，切實(shí)改進(jìn)管理體系績(jī)效。

　　第五步：客觀、審慎地形成最終的審核結(jié)論。

　　審核結(jié)論是內(nèi)部審核工作的最終結(jié)果，也是各種要素輸入后所產(chǎn)生的最終結(jié)果。一般來說審核報(bào)告以反映企業(yè)管理體系運(yùn)行的實(shí)際情況為主，將企業(yè)遵守法規(guī)的情況、目標(biāo)方針、文件控制、規(guī)章制度的執(zhí)行情況以及人力資源配備情況進(jìn)行綜合描述，最后對(duì)照審核發(fā)現(xiàn)進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)后形成的最終結(jié)論。這個(gè)結(jié)論對(duì)于企業(yè)管理體系的持續(xù)改進(jìn)來說具有重要意義。作為一種管理手段，內(nèi)部審核通過診斷，發(fā)現(xiàn)管理體系運(yùn)行中存在的問題的癥結(jié)，并與最高管理者、管理層、相關(guān)單位進(jìn)行溝通，確保管理體系取得實(shí)效。