煙草在線專稿　　引：辦公室作為一個管理的中樞部門，承上啟下，對公司的內(nèi)外銜接和正常運轉(zhuǎn)起著重要的作用。辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的“身邊人”，不僅要提升自身的業(yè)務(wù)水平和思想認識，也承擔(dān)著從自身的角度，協(xié)助企業(yè)經(jīng)營者拓寬思維空間的重任。如何優(yōu)化辦公環(huán)節(jié)，如何提高會務(wù)水平，提高整體服務(wù)能力，如何進一步推動精細化管理，這是一個重要的問題。

　　一、精細化管理的主要內(nèi)涵

　　現(xiàn)代意義上的精細化管理，起源于汽車業(yè)屆風(fēng)行的“精益化生產(chǎn)模式”，其內(nèi)涵是用精益求精的態(tài)度和認真細致的方法來控制生產(chǎn)的每道工序、每個環(huán)節(jié)，從而以最小的投人創(chuàng)造出最大的價值。隨著現(xiàn)代社會分工的越來越細和專業(yè)化程度的越來越高，一個精細化的工作和管理時代已經(jīng)來臨。新形勢下，將企業(yè)精細化管理理念融入辦公室管理之中，推進辦公室從粗放型管理逐步向精細化管理轉(zhuǎn)變，全面提升辦公室工作質(zhì)量和服務(wù)效能，是應(yīng)對新任務(wù)、新要求的緊迫任務(wù)和有益嘗試。

　　所謂“精細”，就是精密細致之意。在中國傳統(tǒng)文化中，有關(guān)“精細化”的思想源遠流長。宋朝朱熹說道：“言治骨角者，既切之而復(fù)磋之；治玉石者，既琢之而復(fù)磨之；治之已精，而益求其精也?！逼渌畿髯拥摹安环e畦步無以至千里，不積小流無以成江?！?#xff0c;韓非子的“千里之堤，潰于蟻穴”等，也均從不同角度闡述了精細化思想的重要作用，精細化管理是源于發(fā)達國家的全新管理理念，它是社會分工精細化以及服務(wù)質(zhì)量精細化對現(xiàn)代管理的必然要求，其主要目標是最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本。作為一種管理理念和管理技術(shù)，精細化管理通過規(guī)則的系統(tǒng)化和細化，運用程序化、標準化和數(shù)據(jù)化的手段，使組織管理各單元精確、高效、協(xié)同和持續(xù)運行。精細化管理最基本的特征就是重細節(jié)、重過程、重具體、重落實、重質(zhì)量、重效果，講究專注地做好每一件事，在每一個細節(jié)上精益求精、力爭最佳。

　　二、運用精細化管理推進辦公室工作水平的總體思路

　　（一）強化精細管理意識，提升專業(yè)隊伍素質(zhì)。

　　思想是行動的先導(dǎo)。培養(yǎng)精細化管理意識，是精細化管理中不可缺少的一部分，能促使工作人員在工作中采用縝密思維，提高工作效率，確保工作成效。精細化管理是一項關(guān)系到辦公室目標任務(wù)能否快捷、高效完成的大事，每位辦公室成員都要形成精細做事、精細管理的意識和嚴謹細致的工作作風(fēng)，把重視細節(jié)作為一種素質(zhì)、一種修養(yǎng)、一種工作態(tài)度，從小事做起，把小事做好，從細微之處見精神、見水平。在辦公室工作中，要善于發(fā)現(xiàn)細節(jié)，把注意力集中到關(guān)鍵點、銜接點、隱藏點和創(chuàng)新點上。要堅持從基礎(chǔ)抓起，從“細”上著眼，在“精”上下功夫，在“實”上做文章，真正使每位員工懂得并看到精細化管理所帶來的良好效果，確確實實樹立起精益求精、嚴密細致的工作態(tài)度，將精細化管理的理念積極融入到各自的日常管理、工作、學(xué)習(xí)之中。精細化管理最終的解決方案只能通過組織成員的整體素質(zhì)提升的方式實現(xiàn)，提升辦公室專業(yè)隊伍綜合素質(zhì)是精細化管理得到順利實施的基礎(chǔ)和保障。高素質(zhì)、高效率的辦公室人員要求必須具備全面的辦公室專業(yè)知識和豐富的辦公室工作經(jīng)驗、政治素質(zhì)過硬、責(zé)任感強、辦事效率高，同時還必須具有任勞任怨、吃苦耐勞、無私奉獻的精神。

　　（二）狠抓規(guī)章制度建設(shè)，完善考核評議機制。

　　推行辦公室精細化管理，要求辦公室工作走專業(yè)化、流程化、標準化之路。要按照精確、細致、深人的要求，明確崗位職責(zé)，優(yōu)化工作流程，完善崗責(zé)體系，加強溝通協(xié)調(diào)。要抓住辦公室管理的薄弱環(huán)節(jié)，有針對性地采取措施，抓緊、抓細、抓實，不斷提高管理效能。要通過完善規(guī)章制度建設(shè)，努力營造高效有序的工作氛圍，減少人為因素的介入和工作部署的隨意性。狠抓管理制度落實，建立健全和認真執(zhí)行辦公室的各項管理制度、崗位責(zé)任制度和工作程序，堅持按制度辦事，規(guī)范辦公室管理和服務(wù)行為。要根據(jù)崗責(zé)體系的要求，積極推進辦公室績效考核，完善考核評議機制。科學(xué)設(shè)定績效考核指標體系，堅持定量考核與定性考核相結(jié)合、綜合考核和分類考核相結(jié)合、內(nèi)部考核與外部評議相結(jié)合的形式，以增強考核的科學(xué)性、公正性和可操作性。堅持將考核結(jié)果與獎優(yōu)評先、職務(wù)晉升等有機結(jié)合起來，完善考核評議機制，推動辦公室各項工作水平的提高。

　　（三）培育精細管理文化，不斷提升辦公室軟實力。

　　辦公室要努力將精細化管理上升為一種文化，使之成為打造和提升辦公室軟實力的重要途徑。美國管理學(xué)家、行為科學(xué)管理理論代表人物梅奧通過著名的“霍桑實驗”表明，工人不僅僅是由金錢驅(qū)使的“經(jīng)濟人”，而且是“社會人”，精神的力量、社會關(guān)系的影響對工人的行為方式起著特殊的決定作用。推行辦公室精細化管理，同樣必須高度重視精神和文化因素在辦公室工作中的獨特作用。通過加強隊伍政治素質(zhì)教育，積極營造出昂揚向上的文化氛圍，形成每個辦公室成員都自覺認同并努力為之奮斗的核心價值觀。辦公室人員要自覺實踐勤于服務(wù)、樂于奉獻的核心價值觀，努力做到圍繞中心、服務(wù)大局、愛崗敬業(yè)、甘于奉獻、雷厲風(fēng)行、嚴謹細致。要把精細化管理當(dāng)作一種工作要求一種精神境界和一種文化素養(yǎng)，真正融人工作、生活當(dāng)中，陶冶情操，提高能力，投身辦公室工作實踐，創(chuàng)造一流工作業(yè)績。

　　三、運用精細化管理推進辦公室工作水平的實施路徑

　　（一）以學(xué)習(xí)教育為先導(dǎo)，提高隊伍整體素質(zhì)

　　辦公室工作的開展需要一流的工作隊伍，而打造一支優(yōu)秀的團隊離不開學(xué)習(xí)和教育。一是加強精神理念教育。通過開展以“維護大局，團結(jié)協(xié)作，忠于職守，無私奉獻，適應(yīng)形勢，勤儉好學(xué)，深人實際，求實創(chuàng)新”為主要內(nèi)容的辦公室精神教育活動，增強干部職工的“大局意識、服務(wù)意識、奉獻意識、發(fā)展意識”，使辦公室精神成為辦公室人員工作創(chuàng)新發(fā)展的內(nèi)在動力。二是加強政治理論學(xué)習(xí)。緊密聯(lián)系辦公室工作實際，結(jié)合本地經(jīng)濟和社會發(fā)展，合理安排政治理論學(xué)習(xí)內(nèi)容，多學(xué)習(xí)一些時效性較強的政策法規(guī)和理論文章，努力提高辦公室工作人員把握政策的能力，服務(wù)經(jīng)濟和社會發(fā)展的能力，更好地發(fā)揮參謀輔政作用。三是加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)。新形勢的發(fā)展，對辦公室工作人員的能力要求越來越高，因此，必須加大對辦公室人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)力度，采取舉辦公文知識培訓(xùn)班、計算機操作技能比賽等多種形式，達到“四會”（會網(wǎng)絡(luò)、會公文、會表達、會協(xié)調(diào)），使辦公室人員成為情通業(yè)務(wù)的“專才”，能寫、能說、能協(xié)調(diào)的“通才”，以最短的時間、最小的成本高質(zhì)量地完成各項工作，獲得最大的成效。

　　（二）以制度建設(shè)為基礎(chǔ)，提高事務(wù)管理水平

　　實踐證明，職責(zé)不明確，制度不健全，往往是造成工作效能低下的癥結(jié)所在。實施精細化管理，必須要有制度作為堅實保障。一是健全完善制度。結(jié)合新的工作形勢，立足當(dāng)前，著眼長遠，注重操作性、實用性和長效性，對符合當(dāng)前工作形勢發(fā)展的規(guī)章制度給予保留，反之進行修改、細化和完善，對目前應(yīng)建立而沒有建立的規(guī)章制度，及時組織人員制定，使規(guī)章制度成為規(guī)范職工工作行為的有效手段和提高辦公室服務(wù)效能的堅實保障。二是規(guī)范工作程序。規(guī)范和細化辦公室工作流程，嚴密各種手續(xù)，有效地推進政務(wù)和事務(wù)工作的規(guī)范化、標準化建設(shè)，每一項工作都在規(guī)范的工作程序下操作，從而保證辦公室工作各個環(huán)節(jié)運轉(zhuǎn)高效順暢。三是強化責(zé)任落實。按照定崗、定職、定責(zé)的要求，明確細化工作職責(zé)。對照制度和職責(zé)，強化責(zé)任落實。用制度加強內(nèi)部管理，用職責(zé)約束職工行為，形成完整的責(zé)任鏈條，把精細化管理落實到政務(wù)和事務(wù)工作運轉(zhuǎn)的全過程，確保辦公室各項工作高效有序運轉(zhuǎn)。四是狠抓制度執(zhí)行。制度制定得再好，不去嚴格執(zhí)行，就如同虛設(shè)。通過組織開展聯(lián)合檢查，抽調(diào)有關(guān)人員，每月定期對辦公室各部門制度執(zhí)行、工作推進等情況進行督促檢查，確保每一項制度都能落到實處、每一項工作都能按照既定目標推進。

　　（三）以降耗節(jié)支為舉措，降低辦公運行成本

　　降耗節(jié)支是實踐科學(xué)發(fā)展觀的重要舉措，降低辦公運行成本是構(gòu)建和諧發(fā)展型辦公室的必然要求。一是倡導(dǎo)節(jié)約意識。提倡和引導(dǎo)辦公室工作人員從實踐科學(xué)發(fā)展觀的高度，充分認識節(jié)約資源對經(jīng)濟和社會發(fā)展的重大意義，從自身做起，從身邊的點滴事情做起，養(yǎng)成節(jié)約一張紙、一滴水、一度電、一升油、一分錢的良好習(xí)慣，把節(jié)約變成自覺行動，形成崇尚節(jié)儉的工作作風(fēng)和濃厚的氛圍。二是提高工作效率。做到工作求質(zhì)量，辦事求效率，力求以盡可能小的資源消耗和辦公成本，獲得最高的工作績效。充分利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備和條件，降低人力資源消耗，減少加班工作時間，壓縮辦公成本。同時，要求辦公室人員牢固樹立責(zé)任意識、效率意識和成本意識，工作有計劃，做到今日事，今日畢，并學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化辦公技術(shù)，努力提高工作效率。三是壓縮彈性支出。對管理措施進行量化和細化，大力壓縮電話費、水電費和交通費等彈性費用支出。電話費按工作量設(shè)定最高限額，并進行嚴格控制；水電堅持每月對比分析，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時處理，堵塞管理漏洞，降低水電損耗；量化和細化車輛加油管理，認真做好車輛臺賬記錄，嚴格規(guī)范車輛維修審批手續(xù)，降低車輛油量消耗和維修費用支出。

　　（四）以創(chuàng)造精品為目標，實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)

　　精細化管理就是強調(diào)注重細節(jié)，通過把工作做細做實創(chuàng)造出精品。一是創(chuàng)造參謀輔政精品。在撰寫文稿方面，要站在領(lǐng)導(dǎo)的角度觀察分析問題，緊扣領(lǐng)導(dǎo)的思想脈搏，超前思維和創(chuàng)造性思考，把有見解的好觀點、好措施大膽融入文稿，使文稿起草的過程成為服務(wù)的過程，達到以文輔政的目的；在文件的跟蹤、急件的督辦方面，認真了解時限和要求，確保文件運轉(zhuǎn)高效暢通；在參謀輔政方面，圍繞煙草行業(yè)發(fā)展的重點、難點和熱點，沉下心到一線深入調(diào)查研究，走出去到先進