煙草在線轉自《東方煙草報》

　　我國政務信息公開力度正不斷加大,作為其主要手段的辦公自動化系統也在不斷普及。國家煙草專賣局在2005年啟用辦公自動化系統，同時，還與軟件公司合作研發了檔案管理軟件,將電子檔案率先納入了系統管理。

　　實踐中，檔案管理人員體驗到了電子檔案傳遞、收集、整理、利用的便捷。但是，我們也不能回避檔案管理電子化所面臨的信息安全問題。筆者認為，確保信息安全應采取以下措施：

　　建立電子檔案安全制度

　　保證電子檔案的完整與信息安全，是檔案部門和檔案工作者的職責。

　　電子檔案從形成到開發利用，中間要經過收集、整理和歸檔等環節。要確保電子檔案的真實性、完整性、安全性，就要建立電子檔案全過程管理制度。針對電子檔案管理的主要流程，我們參考《計算機信息系統安全保護條例》、《中華人民共和國檔案法》、《中國人民共和國保守國家秘密法》等法律法規，制定并完善了電子檔案與實體檔案的安全保管、保密、利用等制度。

　　了解電子檔案的優勢

　　只有充分了解電子檔案管理系統的優勢，才能使其更好地為檔案管理工作服務。

　　結合應用，我們將電子檔案的優勢歸納為以下幾點：一是實現文檔一體化管理。有保存價值的電子文件將逐步做到即時歸檔，即文件信息處理結束后自動向電子文件檔案數據庫提交。這將大大提高文件的時效性，減少文件信息歸檔過程的工作量，使得處理結束后的文件信息可以及時應用，同時不影響其余文件信息的整理。二是減少重復勞動，提高工作效率。傳統的檔案管理模式，是紙制文件歸檔，手工著錄文件條目信息，機關工作人員借閱檔案需到檔案室查閱檔案實體，所有程序的執行費工又費力。建立電子檔案管理系統后，各業務管理部門形成的電子文件可直接歸檔到電子檔案管理系統，這樣就避免了數據多次輾轉錄入造成的大量重復勞動，降低了數據的錯誤率，從而大大降低了數據處理成本。同紙制檔案相比，電子檔案管理實現了文檔一體化，信息的利用更加快捷、方便。三是統一窗口，提供利用。電子檔案可以重復使用，電子檔案提供利用，一般可采取拷貝、通信傳輸、直接利用三種方法。檔案部門也可將整理歸檔完畢的文件，通過管理軟件查詢系統，開通網上借閱渠道，從而提高電子檔案信息的利用率，增加政務工作透明度，更好地為利用者提供服務。

　　做好電子檔案安全防護

　　發展電子檔案,首要的是解決安全保障問題,這個原則應當貫徹于電子檔案建設的全過程。我們在實際工作中總結如下防范要點：

　　選用優質載體和適宜的存貯環境。其一，磁帶、磁盤、光盤的質量直接影響其使用和存貯壽命，所以應采用質量好、性能優的信息載體來存貯檔案信息。其二，創造適宜的存貯環境。溫濕度是影響電子檔案信息載體使用和壽命的重要因素，電子檔案信息載體庫房可由恒溫恒濕機和空調機控制溫濕度。其三，防止光線和有害氣體危害。對電子檔案信息載體危害最大的是紫外線，因此，要避免其受到強光直射。在一定條件下，空氣中的酸性氣體會造成電子檔案信息載體損壞和信息丟失；而灰塵不僅會劃傷和污染電子檔案信息載體，還會因其攜帶的化學成分使載體受到一定程度的腐蝕。

　　提高網絡信息安全的技術保障。對網絡環境下電子檔案信息安全防范和保護的主要措施和手段有：一是訪問控制。訪問控制的主要任務是保證電子文檔中的信息不被非法訪問和非法使用。通過入網訪問控制，我們可以規定能夠登錄服務器的具體用戶，獲取網絡的具體資源；可以控制用戶所能訪問的目錄、子目錄、文件和其他資源，并限定其對這些資源所能進行的操作，以防電子文檔被拷貝、篡改和打印。二是加密簽署。加密的目的是確保不宜公開的電子檔案、數據庫的非公開性。作為保證電子文檔、數據庫機密性的主要措施，最主要的加密法包括密碼算法和鑰密碼算法，如將兩者結合使用，效果更佳。另外，簽署技術還可以確保電子文檔的真實性和身份驗證，一般包括證書式和手寫式數字簽名兩種方式。三是防火墻。防火墻是阻止網絡黑客訪問某個網絡的屏障。通過在網絡邊界上建立相應的網絡通信監控系統，達到保障網絡安全的目的。四是漏洞掃描技術。這是一項自動檢測遠端或本地主機安全脆弱點的技術，該技術可對重要計算機系統進行檢查，發現其中被黑客利用的漏洞。漏洞掃描技術分為被動式和主動式兩種策略----前者基于主機的檢測，而后者則基于網絡的檢測。五是入侵檢測。這是對計算機網絡資源惡意使用行為進行識別和響應處理的過程。它可以幫助系統對付網絡攻擊，拓展系統管理員的安全管理能力，提高信息安全基礎結構的完整性。六是防寫措施。即將電子文檔、數據庫設置為“只讀”狀態，如此用戶只能從計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改、復制和打印。

　　探索可以長期存取技術。為使電子檔案信息長期可存取，目前，研究和使用較多的技術有：仿真，指制造一種可以運行過時軟硬件的軟件，在運行過程中對過時軟硬件進行模仿，從而使電子數據可以讀出；遷移，指將數字信息從一種數據環境轉換到另一種數據環境上的復制，目前，該項技術被認為是保護數字信息長期可存取的最有效途徑；載體轉換，指將技術過時的電子數據適時地轉移到微縮品或紙張上，它可以避免技術過時帶來的讀取困難。

　　上述幾項措施對保證電子檔案內容的真實、可靠，保證電子檔案在存貯、傳輸過程中的安全、保密，都有很好的效果。隨著這些技術的更新、成熟和普及，電子檔案的原始性和真實性可以得到更為有效的保障，電子檔案管理將能夠更長久地處于可準確提供利用的狀態，從而為行業發展提供強大的信息支持。