煙草在線專稿　　檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，檔案學(xué)是一門社會(huì)科學(xué)。社會(huì)功能和社會(huì)使命是檔案存在與發(fā)展的依據(jù)，檔案對(duì)社會(huì)的發(fā)展具有某種或多種積極的甚至不可缺少的作用。煙草企業(yè)檔案工作是煙草企業(yè)工作的重要組成部分，做好煙草企業(yè)檔案工作是每個(gè)煙草企業(yè)必須履行的重要職責(zé)。筆者在接觸檔案管理工作的過程中遇到一些問題，下面就如何進(jìn)一步加強(qiáng)基層煙草企業(yè)檔案管理工作談?wù)剛€(gè)人看法。

　　一、基層煙草企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

　　（一）有待進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。一是認(rèn)識(shí)不夠。部分煙草企業(yè)沒有把檔案管理工作放到夯實(shí)基層基礎(chǔ)的高度加以認(rèn)識(shí)，存在“檔案歸檔案，業(yè)務(wù)歸業(yè)務(wù)”，互不聯(lián)系的模糊認(rèn)識(shí)，不知道開展煙草企業(yè)檔案管理工作的重要意義，以及怎樣開展檔案管理。二是實(shí)際重視不夠。少數(shù)單位沒有認(rèn)識(shí)到檔案在煙草發(fā)展歷程中的實(shí)用價(jià)值，認(rèn)為檔案管理工作只是收集過時(shí)的文件材料，沒有投入足夠的人力、物力、財(cái)力去規(guī)劃?rùn)n案管理工作。三是缺乏主觀能動(dòng)性。部分單位整理檔案有時(shí)候只是為了應(yīng)付上級(jí)檢查，沒有真正從對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)煙草企業(yè)發(fā)展負(fù)責(zé)的高度去做好檔案管理工作。

　　（二）有待進(jìn)一步充實(shí)檔案管理隊(duì)伍。檔案管理力量還較為薄弱。一是沒有專職的檔案管理員。煙草企業(yè)的檔案管理人員一般是由綜合辦工作人員兼任，由于其它方面的工作較多，所以存在只有上級(jí)要檢查時(shí)才擠出時(shí)間去“整理”的現(xiàn)象；二是檔案管理方面的培訓(xùn)做得不夠。由于較少組織檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，檔案管理人員的相關(guān)知識(shí)極度缺乏。三是檔案管理員主動(dòng)學(xué)習(xí)方面做得不夠。少部分單位需要檢查時(shí)請(qǐng)檔案局工作人員代勞，較少主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)。

　　（三）有待進(jìn)一步提高檔案管理質(zhì)量。一是檔案種類不全。有的煙草企業(yè)只注重文書、戶籍檔案的收集，而忽視聲像、實(shí)物檔案以及與煙草企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的資料的收集，影響了煙草企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和完整性。二是檔案資源個(gè)別流失。有時(shí)由于未及時(shí)收集整理，有時(shí)由于保管不善等原因，導(dǎo)致部分檔案資料遺失；三是檔案管理的信息化水平有待進(jìn)一步提高。自從2007年運(yùn)行公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)以來，大部分檔案能快速地在系統(tǒng)中查到，但2007年以前的檔案、2007以后未通過公文系統(tǒng)發(fā)布的一些文件、重要數(shù)據(jù)等則還要用傳統(tǒng)的方法查找。

　　二、進(jìn)一步加強(qiáng)基層煙草企業(yè)檔案管理工作的思考

　　（一）提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化責(zé)任感。一要提高認(rèn)識(shí)。要充分認(rèn)識(shí)煙草企業(yè)檔案工作的重要性，把檔案管理工作作為一項(xiàng)經(jīng)常性、基礎(chǔ)性的工作常抓不懈，真正列入議事日程，做到定期研究、定期分析、定期檢查。二要增強(qiáng)責(zé)任感。煙草企業(yè)檔案管理部門要積極主動(dòng)地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況及工作中遇到的困難，增加必要的投入，創(chuàng)造良好的環(huán)境，切實(shí)擔(dān)負(fù)起承上啟下、內(nèi)外聯(lián)系、協(xié)調(diào)各方的重任；要經(jīng)常組織各部門檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，樹立檔案工作的責(zé)任感，提高做好檔案工作的自覺性。

　　（二）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高隊(duì)伍素質(zhì)。一要選準(zhǔn)用好檔案管理人員。將那些細(xì)心勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來，單位要從政治上愛護(hù)、生活上關(guān)心他們，鼓勵(lì)他們要干一行、愛一行、專一行，充分激發(fā)他們的潛能和熱情。在崗位調(diào)整時(shí)，要考慮到保持煙草企業(yè)檔案管理員隊(duì)伍穩(wěn)定的重要性，盡量少調(diào)整檔案管理員，或者調(diào)整時(shí)盡量做好工作的交接和上崗前的培訓(xùn)工作，確保隊(duì)伍的專業(yè)性。二要強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要積極選送檔案管理員參加政府檔案部門或煙草系統(tǒng)組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵(lì)他們自學(xué)檔案管理知識(shí)，并從時(shí)間和經(jīng)費(fèi)上給予保障，提高檔案管理員的實(shí)際操作技能和業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力。要根據(jù)行業(yè)的特殊性和檔案工作發(fā)展的需要，聘請(qǐng)檔案管理方面的專業(yè)人士到單位指導(dǎo)，組織他們學(xué)習(xí)煙草企業(yè)檔案基礎(chǔ)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，培養(yǎng)適應(yīng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展要求的人才。三要組織觀摩學(xué)習(xí)。采取“請(qǐng)進(jìn)來、走出去”的辦法，一方面請(qǐng)檔案主管部門的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)專家上門指導(dǎo)，另一方面，組織檔案管理人員到一些企業(yè)參觀學(xué)習(xí)檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和具體操作技能，以促進(jìn)煙草企業(yè)檔案工作健康、平衡發(fā)展。

　　（三）規(guī)范管理，提高檔案質(zhì)量。一要規(guī)范歸檔材料收集工作。要制定、完善、健全收集制度，嚴(yán)格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定收集；要?jiǎng)?chuàng)新收集手段，運(yùn)用事前監(jiān)控收發(fā)文件、登門尋求等形式，做到廣泛收集和重點(diǎn)收集相結(jié)合；要把握時(shí)間要求，遵循各類檔案的形成規(guī)律，適時(shí)收集；要豐富收集范圍，既要收集紙質(zhì)載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質(zhì)載體以及各種具有保存價(jià)值的實(shí)物。二要規(guī)范檔案整理工作。要嚴(yán)格規(guī)定時(shí)間整理，做到不遺失已收集的資料；要嚴(yán)格按照各類檔案管理要求進(jìn)行整理，做到組卷合理、案卷（件）內(nèi)文件排列有序、案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明、保管期限準(zhǔn)確、案卷（件）封面、卷內(nèi)文件目錄、案卷（件）裝訂結(jié)實(shí)美觀。三要規(guī)范內(nèi)部檔案管理工作。要實(shí)行各種門類、載體檔案集中統(tǒng)一管理，方便檔案的保管和利用；要根據(jù)檔案管理的要求，積極改善檔案保管環(huán)境，全面配置防潮、防濕、防火、防蟲等安全保管和保護(hù)設(shè)備；要結(jié)合實(shí)際情況，掃描未進(jìn)入公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的重要資料，形成完整的數(shù)字化檔案，提高信息化水平；要嚴(yán)格按照《檔案借閱制度》開展檔案借閱工作，對(duì)逾期不還、丟失、破損或發(fā)生失竊、泄密事件的，必須嚴(yán)肅處理。

　　（四）開發(fā)利用，提高利用效率。不管煙草企業(yè)內(nèi)部哪種類型的檔案，都有其不容忽視的價(jià)值，即能為現(xiàn)實(shí)工作提供一定的參考、借鑒和依據(jù)作用，有些情況下甚至起到關(guān)鍵性或決定性的作用，所以煙草企業(yè)管理人員要學(xué)會(huì)并熟練運(yùn)用檔案特有的功能，著力做好檔案的維護(hù)工作，盡力使“死檔案”變?yōu)椤盎钯Y料”，從而更好地為煙草企業(yè)發(fā)展服務(wù)。為了逐步使煙草企業(yè)檔案開發(fā)利用工作擺上重要位置，不能片面強(qiáng)調(diào)硬件設(shè)施，應(yīng)當(dāng)從軟件建設(shè)入手做工作，強(qiáng)調(diào)平時(shí)運(yùn)作情況的記載，并以此作為考核本年度檔案工作目標(biāo)管理的一項(xiàng)重要措施，以推進(jìn)煙草企業(yè)檔案工作為現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)服務(wù)。同時(shí)把煙草企業(yè)檔案建設(shè)列入基礎(chǔ)設(shè)施計(jì)劃，統(tǒng)籌解決煙草企業(yè)檔案保管條件、規(guī)范化裝備、現(xiàn)代化設(shè)備及其他實(shí)際困難，積極爭(zhēng)取上級(jí)業(yè)務(wù)部門下?lián)軐？?#xff0c;著眼于檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè)，逐步從手工操作轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)管理，大力發(fā)展煙草企業(yè)檔案事業(yè)，早日適應(yīng)新形勢(shì)下煙草企業(yè)檔案工作的迫切需要。

　　作　　者：大余縣煙草專賣局（分公司）

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