煙草在線專稿　　檔案是國家機關、社會團體及個人在社會活動中直接形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，檔案學是一門社會科學。社會功能和社會使命是檔案存在與發展的依據，檔案對社會的發展具有某種或多種積極的甚至不可缺少的作用。煙草企業檔案工作是煙草企業工作的重要組成部分，做好煙草企業檔案工作是每個煙草企業必須履行的重要職責。筆者在接觸檔案管理工作的過程中遇到一些問題，下面就如何進一步加強基層煙草企業檔案管理工作談談個人看法。

　　一、基層煙草企業檔案管理工作中存在的問題

　　（一）有待進一步增強檔案管理意識。一是認識不夠。部分煙草企業沒有把檔案管理工作放到夯實基層基礎的高度加以認識，存在“檔案歸檔案，業務歸業務”，互不聯系的模糊認識，不知道開展煙草企業檔案管理工作的重要意義，以及怎樣開展檔案管理。二是實際重視不夠。少數單位沒有認識到檔案在煙草發展歷程中的實用價值，認為檔案管理工作只是收集過時的文件材料，沒有投入足夠的人力、物力、財力去規劃檔案管理工作。三是缺乏主觀能動性。部分單位整理檔案有時候只是為了應付上級檢查，沒有真正從對歷史負責、對煙草企業發展負責的高度去做好檔案管理工作。

　　（二）有待進一步充實檔案管理隊伍。檔案管理力量還較為薄弱。一是沒有專職的檔案管理員。煙草企業的檔案管理人員一般是由綜合辦工作人員兼任，由于其它方面的工作較多，所以存在只有上級要檢查時才擠出時間去“整理”的現象；二是檔案管理方面的培訓做得不夠。由于較少組織檔案管理知識的培訓，檔案管理人員的相關知識極度缺乏。三是檔案管理員主動學習方面做得不夠。少部分單位需要檢查時請檔案局工作人員代勞，較少主動學習檔案管理知識。

　　（三）有待進一步提高檔案管理質量。一是檔案種類不全。有的煙草企業只注重文書、戶籍檔案的收集，而忽視聲像、實物檔案以及與煙草企業業務有關的資料的收集，影響了煙草企業檔案的系統性和完整性。二是檔案資源個別流失。有時由于未及時收集整理，有時由于保管不善等原因，導致部分檔案資料遺失；三是檔案管理的信息化水平有待進一步提高。自從2007年運行公文流轉系統以來，大部分檔案能快速地在系統中查到，但2007年以前的檔案、2007以后未通過公文系統發布的一些文件、重要數據等則還要用傳統的方法查找。

　　二、進一步加強基層煙草企業檔案管理工作的思考

　　（一）提高認識，強化責任感。一要提高認識。要充分認識煙草企業檔案工作的重要性，把檔案管理工作作為一項經常性、基礎性的工作常抓不懈，真正列入議事日程，做到定期研究、定期分析、定期檢查。二要增強責任感。煙草企業檔案管理部門要積極主動地向領導匯報檔案管理工作情況及工作中遇到的困難，增加必要的投入，創造良好的環境，切實擔負起承上啟下、內外聯系、協調各方的重任；要經常組織各部門檔案管理人員學習檔案法律法規，樹立檔案工作的責任感，提高做好檔案工作的自覺性。

　　（二）加強培訓，提高隊伍素質。一要選準用好檔案管理人員。將那些細心勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來，單位要從政治上愛護、生活上關心他們，鼓勵他們要干一行、愛一行、專一行，充分激發他們的潛能和熱情。在崗位調整時，要考慮到保持煙草企業檔案管理員隊伍穩定的重要性，盡量少調整檔案管理員，或者調整時盡量做好工作的交接和上崗前的培訓工作，確保隊伍的專業性。二要強化檔案業務培訓。要積極選送檔案管理員參加政府檔案部門或煙草系統組織的業務培訓，鼓勵他們自學檔案管理知識，并從時間和經費上給予保障，提高檔案管理員的實際操作技能和業務指導能力。要根據行業的特殊性和檔案工作發展的需要，聘請檔案管理方面的專業人士到單位指導，組織他們學習煙草企業檔案基礎知識和業務技能培訓，培養適應新時期檔案工作發展要求的人才。三要組織觀摩學習。采取“請進來、走出去”的辦法，一方面請檔案主管部門的領導和業務專家上門指導，另一方面，組織檔案管理人員到一些企業參觀學習檔案管理先進經驗和具體操作技能，以促進煙草企業檔案工作健康、平衡發展。

　　（三）規范管理，提高檔案質量。一要規范歸檔材料收集工作。要制定、完善、健全收集制度，嚴格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規定收集；要創新收集手段，運用事前監控收發文件、登門尋求等形式，做到廣泛收集和重點收集相結合；要把握時間要求，遵循各類檔案的形成規律，適時收集；要豐富收集范圍，既要收集紙質載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質載體以及各種具有保存價值的實物。二要規范檔案整理工作。要嚴格規定時間整理，做到不遺失已收集的資料；要嚴格按照各類檔案管理要求進行整理，做到組卷合理、案卷（件）內文件排列有序、案卷標題簡明、保管期限準確、案卷（件）封面、卷內文件目錄、案卷（件）裝訂結實美觀。三要規范內部檔案管理工作。要實行各種門類、載體檔案集中統一管理，方便檔案的保管和利用；要根據檔案管理的要求，積極改善檔案保管環境，全面配置防潮、防濕、防火、防蟲等安全保管和保護設備；要結合實際情況，掃描未進入公文流轉系統的重要資料，形成完整的數字化檔案，提高信息化水平；要嚴格按照《檔案借閱制度》開展檔案借閱工作，對逾期不還、丟失、破損或發生失竊、泄密事件的，必須嚴肅處理。

　　（四）開發利用，提高利用效率。不管煙草企業內部哪種類型的檔案，都有其不容忽視的價值，即能為現實工作提供一定的參考、借鑒和依據作用，有些情況下甚至起到關鍵性或決定性的作用，所以煙草企業管理人員要學會并熟練運用檔案特有的功能，著力做好檔案的維護工作，盡力使“死檔案”變為“活資料”，從而更好地為煙草企業發展服務。為了逐步使煙草企業檔案開發利用工作擺上重要位置，不能片面強調硬件設施，應當從軟件建設入手做工作，強調平時運作情況的記載，并以此作為考核本年度檔案工作目標管理的一項重要措施，以推進煙草企業檔案工作為現實業務服務。同時把煙草企業檔案建設列入基礎設施計劃，統籌解決煙草企業檔案保管條件、規范化裝備、現代化設備及其他實際困難，積極爭取上級業務部門下撥專款，著眼于檔案工作的現代化建設，逐步從手工操作轉向計算機管理，大力發展煙草企業檔案事業，早日適應新形勢下煙草企業檔案工作的迫切需要。

　　作　　者：大余縣煙草專賣局（分公司）

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