煙草在線專稿　　辦公室作為企業的中心樞紐部門，承擔著上傳下達、組織協調、參謀決策、機要保密等多重職責，是連接上下級的橋梁、溝通上下部門的紐帶、協調內外關系的關鍵。隨著行業改革發展的不斷深入，精益化管理工作的不斷完善和推進，辦公室面臨的工作越來越精細，工作內容越來越豐富，標準要求越來越嚴格，推動辦公室整體工作水平提高成為了當前行業發展形勢的必然要求。本文結合縣局實際，分析了辦公室當前存在的主要問題，并淺談幾點改進辦公室工作的方法。

　　一、辦公室工作現狀及問題

　　（一）辦公室人員大局意識、整體意識不強。縣局辦公室主要分為財務人員（報賬員和出納員）、綜合辦人員（辦公室主任、辦事員、系統管理員）。財務人員由于工作的專業性和嚴密性，主要負責公司賬務管理、會計核算、預決算等工作，剩余的諸如黨風廉政、貫標、會議培訓、接待、宣傳報道、綜治安全、醫療報銷等工作全部落到了綜合辦人員頭上。財務人員對本職工作能夠盡心盡責，但職責之外的工作分擔較少，這使得縣局辦公室存在一個令人尷尬的局面：看似一個整體的部門變成了兩個小團體。員工大局意識、整體意識不強，造成許多工作開展困難，工作強度大、任務重導致一些員工工作積極性不高。

　　（二）文件收發流于形式，文件傳閱效率不高。在文件收發方面，辦公室只是單純地接收、傳遞文件，并未對文件進行認真閱讀，了解文件精神，并做好上傳下達工作。甚至有時候因為事務繁忙，不閱讀文件直接傳至主要負責人，且未對文件傳閱的后續情況進行跟蹤，形成督辦管理制度，導致有時候文件長期留置在一人處，造成工作銜接不暢，貽誤工作。

　　（三）日常工作管理不嚴，細節工作疏于管理。縣局辦公室日常事務繁雜，各項既定性、臨時性、突發性工作接踵而至，辦公室人員在事務性工作中投入的精力較大，對于瑣碎細小的工作做的不夠到位，常常為了便利性，省去了必要流程，如對印章管理馬虎大意，只是單純地對需蓋章的材料進行審核，未及時登記，加強印章使用的后續監管。在領取筆記本、筆、電池等辦公用品方面，隨意性較大，只要一次性不領太多，領完就走，無需簽字，或者事后補簽字。工作輕重緩急判斷不全，造成工作效率低，工作開展流于形式，無法真正落實。

　　（四）績效考核激勵性不大，作用未能真正發揮。辦公室人員工作壓力大、任務重、事情雜，但在考核上，只是縱向考核工作開展的成效，未橫向考核工作的多少，并根據任務輕重進行人性化考核，造成績效考評有失公允。“做多錯多，做少錯少”潛規則導致部分員工不愿意多做工作，承擔責任，員工整體工作責任心不強，積極性不高，推諉扯皮現象仍有發生。

　　二、加強辦公室自身建設的主要對策

　　根據2014年全國煙草工作會議上提出的全面提升“五個形象”的要求，辦公室建設工作需要立足更高起點，拓展服務內容，充分釋放指揮、協調、服務等重要功能，不斷提高辦公室履職能力，提升規范管理形象和干部隊伍形象。

　　（一）學。要圍繞中心工作，組織辦公室工作人員開展業務技能培訓，特別是在溝通協調、參謀策劃、宣傳報道、自身建設等方面要花大力氣，進行專業培訓指導，提高對應崗位工作人員的專業素養和綜合素質；充分運用部門周例會、月例會等形式組織學習上級文件、規章制度、崗位職責，使員工更加了解企業發展大局，掌握自身工作職責；以加強部門團結為出發點，定期召開交流座談會、交心談心會，積極開展各項團體活動，把問題解決在萌芽狀態，切實提高部門員工全局意識，提高團隊凝聚力。

　　（二）精。要積極導入精益理念，學習精益管理的內涵和本質，結合自身實際制定目標，將精益化管理的理念和方法貫穿到辦公室日常管理、內外服務等全過程。要按照質量管理體系文件、創優工作要求，進一步規范辦公管理，從時間、人員、流程、成本等四個方面入手，盡量縮短辦理時間，精簡工作人員，優化辦事流程，控制運行成本，切實提升效率和效益；進一步規范公文處理流程，履行簽批制度，嚴格控制發文數量，提高文件運轉效率，同時完善督辦監督制度，定期對公文流轉處理情況進行跟蹤提醒；進一步精要辦事流程，把握各項工作的輕重緩急，在急事、雜事中理出頭緒，做到有條不紊；對會務接待、辦公物資采購、辦公用品發放等流程進行優化精簡，做到管理“精確”、接待“精到”、物品發放“精準”。

　　（三）優。績效考核優劣評判不僅僅在于其能否規范約束員工行為，更在于其激發員工活力，創造最大價值的作用。首先要優化考核方式，建立完善精益管理評價體系，在原有業績考核基礎上引入過程化考核，核定、整合各項績效考核指標，將主要工作細化優化，制訂具體的工作進程和時間安排進度表，以時間完成節點為考核點，以完成情況為考核指標，打破過去“突擊加班”、臨時補材料的慣性，不斷調動員工的工作積極性，提高員工工作效率；其次要優化部門考核，創新激勵機制，既要注重部門整體目標考核，又要突出關鍵崗位個性考核，要將主要工作指標層層分解，橫向考核、縱向考核相結合，以突出“貢獻”、突出“業績”為出發點，以“表彰先進、豎立標桿、激勵全員”為目的，融入人性化考核模式，進行定期評估和考核激勵，鼓勵員工積極發揮個人才能，提升業績能力和管理水平。

　　（四）全。辦公室工作是全方位、開放型的，既要處理好上下左右、方方面面的關系，確保事無巨細、面面俱到，提高綜合管理與協調能力，又要把握輕重緩急，處理好主要工作和工作的主要方面，提高應急反應與處理能力。這就要求，辦公室要加強調查研究，從建立和完善各項工作流程、標準和規范人手，進一步理順關系，強化職能，形成統一協調的工作程序，做到事事有人管，人人有專責，使每一項工作落到實處；要利用時間　“四象限”管理法處理辦公室中瑣碎而復雜的工作，將工作精力和時間重點放在做好主要政務工作上，不斷增強全局觀念，提高工作效率，提高服務水平。

　　加強辦公室自身建設是新形勢下全面提升辦公室工作科學化水平的重要抓手，是全面激發辦公室人員激情和干勁的重要前提，是精益管理目標要求的題中之義，我們要以更加務實的態度、更高的標準、更嚴的要求推進辦公室自身建設，爭取發揮更大作為、創造最大價值、提供最優服務。