煙草在線專稿　　檔案收集作為檔案管理的一個重要組成部分，檔案資料收集的完備性與否直接決定了檔案是否完整，是衡量檔案質(zhì)量的重要標準之一。如今，面對煙草行業(yè)自身不斷地發(fā)展，以及煙草商業(yè)企業(yè)基本實現(xiàn)檔案數(shù)字化的現(xiàn)狀，如何加強檔案收集管理工作是擺在行業(yè)檔案管理員面前的一個重要課題。筆者結(jié)合檔案管理工作實際，談?wù)勛约旱南敕ā?/p>

　　一、煙草商業(yè)企業(yè)檔案收集的現(xiàn)狀

　　眼下行業(yè)在編纂煙草志書，筆者發(fā)現(xiàn)一些生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)或者史實資料因檔案資料的缺失而只能空缺.這對記錄煙草行業(yè)發(fā)展的歷程來說是個遺憾，也是檔案管理的一個不可彌補的損失。

　　日常收集工作不及時、不規(guī)范。檔案管理員往往忽視日常收集工作，對企業(yè)發(fā)生重大的會議或事件的影音資料等未能及時向相關(guān)部門索要，一味等待相關(guān)部門向檔案人員移交，從而導(dǎo)致檔案資料收集不全。

　　過分依賴當?shù)匚袡n案整理部門。目前煙草行業(yè)少部分縣級局把文書檔案委托給當?shù)貦n案局進行整理，甚至存在除保密資料或行業(yè)敏感信息外的資料全都交給檔案局整理的現(xiàn)象。前期缺少對收集的檔案進行篩選，后期缺少對檔案質(zhì)量的審核把關(guān)。

　　重文書檔案，輕重要資料的收集。檔案管理員往往存在重視文書檔案的收集工作，而輕視企業(yè)合同、重要決策機構(gòu)的會議記錄、大事記、影音、圖片等重要資料的收集工作，導(dǎo)致檔案資料收集不全。

　　二、存在的問題及原因分析

　　認識不到位。一方面是檔案管理員認識不到位。對日常檔案收集工作不重視，同時，對收集企業(yè)資料篩選能力較差。往往按照主觀意愿進行判斷，存在收集一些不需要歸檔的資料，而未收集需要歸檔的資料的現(xiàn)象。另一方面是機關(guān)其他部門人員認識不到位。認為檔案管理是檔案管理人員的事情，忽略了檔案是記錄企業(yè)整個生產(chǎn)經(jīng)營的重要過程，每個員工都有將重要的資料向檔案管理員移交的義務(wù)，也存在極少數(shù)員工因感情恩怨故意將企業(yè)重要資料不向檔案管理員移交的情況。

　　隊伍素質(zhì)不高。目前，煙草檔案管理人員均由年紀較大的辦公室勤雜人員兼任，且變動頻繁，專業(yè)化程度不高。基本上沒有經(jīng)過相關(guān)培訓(xùn)就上崗，而且煙草檔案管理員隊伍中專業(yè)技術(shù)人才為匱乏，沒有一人取得檔案初級或中級職稱。

　　檔案管理員配置不全。檔案管理人員大多身兼數(shù)職，在工作繁多的情況下往往會跳過收集檔案資料的環(huán)節(jié)，更談不上日常定期企業(yè)發(fā)生重大會議或事件影音、圖片等資料的收集工作。

　　沿用傳統(tǒng)的工作方式。仍沿用以往傳統(tǒng)檔案收集工作方式，采用檔案管理人員對重大活動或重要工作事后介入的方式，被動的接收檔案資料而導(dǎo)致檔案收集資料不全。

　　三、加強檔案收集管理工作的幾點思考

　　改變傳統(tǒng)的工作方式。要把檔案收集關(guān)口前移，對重大活動或重要工作，檔案管理員提前介入，詳細了解工作任務(wù)和工作進度，采取定期跟蹤、分進度上門收集、重點收集等方法，及時收集檔案資料，確保檔案資料豐富和完整。同時，檔案管理員應(yīng)提前介入重點業(yè)務(wù)進行相關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，在日常工作中完善和注重材料的收集、整理。

　　加強培訓(xùn)。隨著煙草部門檔案管理工作信息化建設(shè)步伐不斷加快、集中統(tǒng)一管理的要求不斷提高，煙草系統(tǒng)檔案管理人員必須不斷“充電”，才能跟上時代步伐。選好檔案管理人員。將那些較細心勤快、吃苦耐勞的人員選配到檔案管理員的崗位上，崗位調(diào)整要考慮到保持煙草企業(yè)檔案管理員隊伍穩(wěn)定的重要性，確保隊伍的專業(yè)性和穩(wěn)定性。加強檔案實操的培訓(xùn)。目前，行業(yè)越來越重視檔案方面的培訓(xùn)，經(jīng)常性組織檔案人員參加相關(guān)的檔案管理方面的培訓(xùn)。但是，這些培訓(xùn)更側(cè)重于理論方面的培訓(xùn)，實用性較低。要加強關(guān)于檔案實操方面的培訓(xùn)，邀請當?shù)貦n案局專家專題講解如何對檔案進行收集、整理、歸檔等，提升實操水平。加強非檔案管理人員的培訓(xùn)。擴大檔案知識培訓(xùn)的范圍，經(jīng)常性對員工開展檔案知識的相關(guān)宣傳，使干部職工了解檔案基本知識，提高員工的參與檔案管理的意識。

　　加強考核。加強對機關(guān)其他部門的考核。制定健全檔案收集管理相關(guān)考核制度，并將檔案納入機關(guān)年度目標考核。對不及時移交檔案資料，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全的人員將進行相應(yīng)的處罰。加強對檔案人員的日常考核。納入機關(guān)績效考核，對未能及時規(guī)范地進行日常收集的檔案管理人員進行績效扣罰。進一步提升檔案收集效率，避免出現(xiàn)檔案資料不全的現(xiàn)象。

　　加強溝通聯(lián)系。加強對縣級局檔案管理的督促檢查。從材料收集、規(guī)范整理、檔案移交等內(nèi)容開展檔案專項檢查，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題要及時下發(fā)整改通知單，責(zé)令限期整改到位，對逾期未能整改到位進行通報。每年定期開展檔案交叉互評活動。由縣局從各類檔案資料選取一份進行參評，由全市系統(tǒng)檔案管理員組成評委進行交叉互評，在互評中提高檔案實操水平。