煙草在線專稿　　引：規范是煙草行業發展的生命線，檔案資料是一個行業管理是否規范的有力證明，采購工作作為煙草工作的一個重要組成部分，采購項目檔案資料的規范管理直接反映了煙草行業的規范管理水平，因此，加強采購項目檔案資料的規范管理，對行業的規范管理具有重要的意義。結合工作實際，筆者就如何提高采購項目檔案資料的規范化管理水平談以下幾點意見：

　　一、要轉變觀念，提高對檔案資料的重視程度

　　煙草行業作為政企合一的國有壟斷企業，擁有卷煙經營的絕對權力，面臨著國家的嚴格調控和衛生組織的強烈抵制，受到世界各方面人士的大力關注，特別是資金的使用，尤其倍受關注。馬克思說過“絕對的權力，導致絕對的腐敗”，煙草企業使用的是國家的資金，而我們企業的員工使用的企業的資金，從某種意義上講，都屬于是“公款”，用公家的錢為公家辦事情，這就給我們提供了很多腐敗的機會，煙草企業員工要想保護自己清正廉明，避免腐敗，就必須利用規范來保護自己，而檔案資料是規范的有力證明，一個工程、一個項目，也許若干年后已不復存在，但檔案資料卻可以永久保存，只有真實完整的檔案資料，才能經得起歷史的考驗，才能成為個人或企業永久的保護傘。

　　二、檔案資料要包括項目實施的整個過程

　　檔案資料是項目實施過程的記錄，必須要包括項目實施的整個過程，至少應包括以下幾方面的資料。

　　1、項目的審批資料

　　國家局要求所有萬元以上的項目實行“能招盡招”，未實行招標的項目必須嚴格履行審批手續，所以，我們必須從源頭上抓起，整理好項目的審批資料，完整的審批材料至少要包括年初制定的計劃，根據計劃制定的預算，在有計劃和預算的前提下，由實施部門提出申請報告，經“三項工作”管理委員會研究后，擬定實施方案，并以會議紀要形式下發到各部門后，各部門方可按照批復的實施方式進行實施。

　　2、確定供應商的資料

　　如何確定供應商是采購項目的重點環節，是一個項目實施過程是否規范的有力證明，根據所采取采購方式的不同，確定供應商的資料要包括準備、實施，確定三個階段資料，準備階段是項目實施前的準備工作，如招投標的要發布招標公告，制定標書，審定標書，發布標書，接收投標文件，答疑等；詢價比價的要發布詢價比價書，接收報價書等；競爭性談判的要選擇好參加談判的供應商，擬定好談判文件等。實施階段是確定供應商的依據，理由必須充分有說服力，招投標的要包括評標的整個過程記錄，并擬定評標報告書，詢價比價的要有詢價報告書，競爭性談判的要有談判記錄和談判報告書。確定階段資料為發給供應商的定標文件，招投標的為中標通知書，詢價比價和競爭性談判的為確定供應商通知書。

　　3、簽訂合同和付款資料

　　合同必須經過嚴格的審核后才能簽訂，一是合同要經過律師的審查并出具合同合法性審查意見書，二是合同要經過審計、紀監、政工、整頓等相關部門對合同的程序進行審查，并出具合同程序審查意見書，如果非法人代表簽訂的合同，還必須有法人代表的授權委托書。付款資料要包括報賬單、發票和轉賬憑證等資料。

　　三、檔案資料要包括公示的相關資料

　　采購項目的實施必須在實施過程的前中后分別發布事前、事中、事后公示，在采購事項審批過之后在發布事前公示，確定供商后要發布事中公示，在付款之前要發布事后公示，公示必須寫明公示時間限制和聯系部門及電話，使項目實施的整個過程接受全體員工的監督。

　　四、檔案資料要真實、規范

　　檔案資料作為活的項目檔案，必須真實記錄下整個過程，不能有任何涂改的現象，所有需要審批或簽署意見的地方必須署明意見并簽名，檔案資料的日期必須符合項目實施的邏輯順序，檔案規格必須和實物規格一致，檔案中數據不能有前后矛盾現象。同時，檔案必須有封面和目錄，要按照檔案資料的先后順序，一項一檔進行裝訂，確保檔案資料的規范美觀。