煙草在線專稿　　引：檔案記載著這個企業發展史上的優秀成果，對研究本企業的經營業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。科學規范的管理檔案，是衡量一個企業業績與管理水平的重要尺度。筆者結合江西宜春煙草檔案管理工作實際，對新形勢下做好煙草檔案規范化管理工作談談自己的看法。

　　一、新形勢下做好煙草檔案規范化管理工作的意義

　　以江西宜春煙草為例，無論是科技、還是文書、聲像、會計檔案，都是全體員工從事生產實踐活動的勞動結晶和智慧積累，是宜春煙草發展歷程的真實記錄和客觀評價，無不包含著領導者和員工的聰明才智和辛勞汗水，無不凝聚在以文字、數據、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上。從這個意義上說，檔案是一種非常重要的資產，如果企業的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給企業造成無法挽回的損失。只有管理好、利用好檔案資料，關鍵時刻能產生好的經濟效益和社會效益。同樣，只有認識到檔案是資產以后，才會千方百計去管理、保護、利用好這些資產，下決心做好檔案工作。

　　在檔案管理研究和實際工作中，宜春煙草認真分析了當前檔案管理工作的現狀和存在的問題，歸納梳理出以下幾個方面：1.很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作不能產生經濟效益和價值，可有可無；2.受檔案室條件的限制，檔案只是單純的堆放；3.檔案無法快捷便利查詢，例如在編撰煙草志工作中就遇到這個實際問題，很多資料需要人工一冊冊去翻閱查找，極大地影響了工作效率；4.公司上下未形成分層級、層次的檔案管理網絡，導致檔案無法及時收集整理，甚至導致部分檔案缺失；5.紙質檔案和電子化檔案未實行有效對接，檔案利用效率不高；6.缺乏專業的檔案管理知識和培訓。

　　針對存在的問題，宜春煙草充分認識到全面、真實地反映企業整體發展狀況和經營成果是企業全體人員的責任和義務，為此，宜春煙草各單位、各部門人員從工作實際出發，不斷地更新檔案管理觀念，探索和嘗試新的檔案管理手段，推進檔案管理工作上水平。

　　二、創新舉措，扎實推進檔案規范化管理

　　在推進檔案規范化管理工作中，宜春煙草不斷創新舉措，實現檔案管理的規范化、標準化、信息化，達到檔案查詢快捷、高效、便利的目的。

　　1.管理機構的創新。第一，市、縣兩級煙草均聯合當地檔案局成立了檔案工作規范化管理活動領導小組，積極尋求檔案局的專業指導；第二，市、縣兩級煙草均成立了自身的檔案工作領導小組和檔案鑒定小組，并規定各科室部門負責人為各自檔案管理的第一責任人。檔案室配備了一名專職檔案員，各部科室部門配備了一名兼職檔案員，負責各自的檔案工作，從而形成了公司檔案分級管理網絡。通過機構的健全，進一步擴大了檔案工作的外延，深化檔案工作的內涵，把過去只是單一由辦公室的管理檔案擴大為集檔案、資料、情報、信息、統計等為一體的“綜合檔案管理”。

　　2.信息手段的創新。檔案信息逐年增加，用手工檢索方式來提供利用，存在著低效、受人為因素影響大的缺點。檔案系統的運行，充分體現了高密度存貯、快速準備運轉的功能，彌補了傳統檔案利用工作的缺陷，具有高效、快捷、全面的優勢，滿足了各類相關數據的統計查詢。通過檔案系統的運行，把珍貴的檔案原件錄入計算機形成數字化的多媒體文件，用機讀方式提供利用，不僅能提高利用率，還利于原件的保管。為此，該局辦公室在信息中心和軟件公司的支持配合下，認真做好數字化檔案管理系統推廣實施工作，率先在全省系統完成2007年以后數字化檔案與紙質檔案對接工作，對2007年前紙質檔案逐一進行掃描，此項工作正在進行中，并在江西煙草商業檔案系統驗收會議上作了典型發言。

　　3.數據檢索的創新。檔案信息系統可以滿足檔案在計算機上快速查閱的功能，但很多情況下還得到檔案室實地查閱檔案原件。該局檔案室通過規范整理，現保管有文書、科技、會計、人事、聲像等多門類檔案。各類檔案組卷合理，編目規范，案卷排列有序。各類檔案卷皮、卷盒符合規范要求，封面、脊背填寫清楚、規范。庫房清潔衛生，采取了防火、防光、防塵、防蟲霉、防盜、防高溫等措施。到目前為止，檔案室已完成了文書檔案、科技檔案的立卷、歸檔，并將檔案的目錄輸入了電腦，建立了案卷級和文件級目錄等檢索工具，可以利用計算機進行檔案查詢，有較好的檔案現代化管理水平。

　　4.庫房管理的創新。該局檔案室總面積73.9平方米，其中檔案庫房面積61.9平方米，閱檔室、辦公室共有12平方米，庫房建設符合安全保管要求。為方便檔案存放購置了17列檔案密集架，并配備了空調、數碼相機、打印機、復印機、碎紙機、消防栓、溫濕度計、遮光窗簾、防蟲藥物等，達到了八防的功效，即防塵、防潮、防高溫、防光、防蛀、防腐、防鼠、防火。檔案室完善的設施和良好的保管條件，為檔案工作規范化管理申報上等級打下良好的基礎。

　　5.管理制度的創新。回顧多年來的檔案工作實踐，領導支持固然重要，但具體活動的開展卻要靠各項制度的規范和檔案人員的不懈努力。目前看來，適合各類性質、各類機制的檔案管理制度還不夠健全，一些重要的檔案分散在各部門、各分公司，不夠規范，降低了利用率，制度創新已迫在眉睫。為此，該局先后建立了文件材料歸檔制度、立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案的借閱、利用制度，檔案保密制度、檔案統計制度、檔案鑒定與銷毀制度、檔案庫房管理制度、檔案工作人員崗位責任制、文書檔案管理規定、科技檔案管理規定、聲像檔案管理制度、檔案室工作人員職責，用制度來規范檔案管理工作。

　　三、檔案規范化管理的成效

　　1.庫房管理更加規范。公司現有檔案資料卷7028卷（盒），其中文書檔案1115卷，財務檔案4544盒，人事檔案775卷，專賣檔案22盒，科技檔案59卷（盒），聲像檔案17本（盒），專門檔案110卷，圖書資料386本。各類資料歸檔率100%、完整率達98%以上。

　　2.制度建設更加齊全。加大制度建設，制定文件材料歸檔辦法、范圍和保管期限表以及檔案分類方案；建立了檔案鑒定銷毀制度和全宗卷；完善了檔案交接手續，使文件資料的歸檔更加規范和準確。

　　3.系統使用更加便利。檔案數字化的建立將改變傳統的檢索方式，利用檔案數據庫檢索引擎，運用關鍵字搜索，可以在最短的時間內找到需要的內容，大大提高了工作效率。OA系統個人工作平臺的檔案查詢系統可以讓員工更加便捷地進行檔案自助查詢，輸入關鍵字找到所需檔案后將申請提交給檔案員，通過申請后就可以在規定的期限內在自己的電腦上查閱檔案。此舉既提高了工作效率，也減輕了檔案人員的工作負擔，同時也讓檔案借閱過程更加可控，避免了檔案的遺失損壞，進一步實現檔案信息化的作用。

　　4.檔案管理達到省一級標準。2013年11月14日，江西省級評審員考評組對宜春煙草檔案工作進行現場考評，通過聽取工作情況匯報，實地查看檔案室，綜合評估局（公司）檔案工作的組織管理、基礎設施、業務建設、開發利用等情況，根據《江西省機關檔案工作規范化管理標準》，宜春煙草檔案工作規范化管理四項指標得98分，評估組成員一致同意認定宜春煙草為檔案工作規范化管理省一級單位。

　　四、檔案規范化管理推廣前景及應用

　　檔案管理工作不是一蹴而就，也不是一朝一夕的事情，在下一步工作中，宜春煙草將始終做到堅持不懈，實現檔案管理水平“更上一層樓”。2013年9月，宜春市煙草專賣局聯合宜春市檔案局下發了《關于開展全市煙草檔案工作規范化管理活動的通知》，文件明確了組織機構、制度措施、場地設施、專業人員、經費保障。下一步，宜春煙草將以檔案管理達到省一級為契機和動力，推廣檔案規范化管理的做法，力爭全市系統檔案工作在2年內實現規范化和科學化，并全部達到江西省檔案工作規范化管理省三級以上標準。具體做好以下六項工作：

　　1.加強集中管理。統一集中管理全部檔案，分類整理，確保檔案資料齊全、歸檔有序。

　　2.嚴格制度執行。把好制度關，形成收集資料常態化，抓好檔案的查閱利用，并進行登記。

　　3.加強信息反饋。通過宣傳報道的形式，及時宣傳好檔案管理的做法、措施、想法，做好信息反饋。

　　4.加強數據庫建設。收集、整理數據信息，建立快捷、高效、方便的文件級數據庫。

　　5.加強檔案室管理。科學管理，定期消毒，嚴格落實“八防”措施，確保檔案室的整潔、安全。

　　6.加強學習。經常性的組織開展檔案管理知識的培訓，增強檔案管理員管理檔案意識，不斷提高專職檔案管理員、兼職檔案管理員的能力素質。