2023年,山東濟寧市煙草專賣局辦公室持續提升全市系統辦公室工作質效,更好的助力了企業高質量發展和現代化建設大局,有力彰顯了“政治屬性、綜合屬性、服務屬性、精益屬性”。政務保障和服務統籌水平不斷提升,在檔案管理標準化、規范化上真抓實干、勇于作為。
夯實基礎,檔案管理更精細
“每年的一季度是檔案管理員最忙的時候,辦公室作為檔案管理部門,就要開始組織全市檔案管理員收集上一年度的檔案資料?!鄙綎|濟寧市煙草專賣局辦公室檔案管理員林琳說。‘我們科室活動的照片還需要存檔嗎?’‘我個人的榮譽自己知道不就行了嗎?’……在資料收集過程中,我經常接到這樣的電話。
圖為檔案管理員對歸檔的檔案進行梳理,確保檔案完整
針對這些問題,山東濟寧市煙草專賣局辦公室自2022年開始在檔案資料收集上發力,通過打破以往檔案資料被動收集的傳統模式,制定《關于開展年度檔案收集的通知》,下發《檔案收集名錄》,明確了規定需歸檔事項和歸檔范圍,將檔案管理部門的被動等資料變成了具體業務部門的主動交資料。同時,她們還實施檔案歸檔接口識別,梳理了機關各部門工作流程,針對需要資料歸檔環節,在流程最后一步全部加入歸檔節點,關聯檔案管理工作流程,確保了流程和實際工作的匹配性。
通過這種邊開展工作邊整理檔案的方式,山東濟寧市煙草專賣局辦公室夯實了檔案管理工作基礎,避免了事后補資料、痕跡化資料丟失等問題的出現,保證了檔案整理的及時性、有效性和完整性。
持續優化,檔案管理更規范
“當檔案收集完成之后,我們就會開始歸檔鑒定工作。”辦公室副主任林春說?!皞鹘y的歸檔鑒定是對承辦部門、單位提報的擬歸檔資料進行判斷,確定是否需要存檔,剔除沒有保存價值的文件資料。這種鑒定雖能保證大類別、大項目檔案的齊全,卻不能保證具體項目詳細資料的齊全性。”
針對如何保證收集來的文件資料符合檔案歸檔的工作要求這個問題,山東濟寧市煙草專賣局辦公室多次召集全市系統檔案管理人員進行深入探討,最終決定在歸檔鑒定流程增加全面核對資料環節。
山東濟寧市煙草專賣局辦公室先后開展邀請全市范圍十余名檔案管理員開展多次頭腦風暴,確定了“五個來源”核對法,針對每一個類別檔案制定核對依據,即:針對文書檔案,根據辦公系統文件目錄清單及外來收文登記表進行核實;針對會議資料,根據計劃內會議、計劃外會議和會議審批手續進行核實;針對“一項一卷”資料,根據年度采購計劃結題項目進行核實;針對合同檔案,根據辦公系統中用印申請進行核實;針對影像資料,根據年鑒“大事記”和內部網站進行核實。
“通過這種核對方式,檔案管理員可以第一時間發現應歸檔但未歸檔的檔案資料,及時告知部門重新提報,確保歸檔資料的完整性、準確性?!鞭k公室文秘封心峰說。
流程優化,檔案管理更高效
“所有檔案資料歸檔完畢之后,接下來就要整理入庫。”辦公室綜合管理員陳鳳敏說。“以往這個時候,我們辦公室總會遇到各基層單位、各部門反饋過來的問題。像:文書檔案是用‘三點一線”裝訂好還是用不銹鋼釘好、決策性會議資料和會議紀要能不能和其他資料放在一起、合同檔案需要收集哪些資料、影像檔案的光盤說明都需要標注哪些信息’等等。”
在檔案整理入庫階段,山東濟寧市煙草專賣局辦公室在按照行業檔案標準做好“規定動作”的基礎上,在流程中創新“自選動作”,制定了《檔案整理細則指導書》,對文書檔案、合同檔案、照片檔案、實物印章和榮譽檔案等不同類別檔案資料的整理細則進行了詳細描述。“我們明確了整理標準和入庫步驟,實現整理標準和入庫步驟‘雙統一’,提升了全市系統檔案管理的規范性、統一性。優化檔案管理工作流程后,這些問題都得到了有效解決。”辦公室創新管理員程斐說。
與此同時,山東濟寧市煙草專賣局辦公室還在檔案整理入庫流程優化節點進行了創新,實現了實物檔案、照片檔案、文書檔案的關聯。以前如果需要檔案室提供曾經獲得的榮譽實物照片和文件資料,檔案管理員需要拿著相機去榮譽室拍照,再去綜合檔案室查閱文書檔案?,F在,他們只需要在電腦里依次查找相關文件夾,所有資料就可以輕松找到,提高了查找和利用效率。
通過流程優化,山東濟寧市煙草專賣局提升了檔案管理質量,構建了一套可遵循、可推廣的檔案管理體系。在山東省檔案工作標準化驗收中,山東濟寧市煙草專賣局被評為省級檔案標準化測評示范單位。
“開展流程建設的目的,就是將成熟的經驗固化成標準,并予以推廣。我們借助流程優化,將檔案工作經驗固化成標準流程,直接在全市系統推廣使用。下一步,我們將持續優化流程,細化措施,推動全市系統檔案管理工作高效化、數字化、智能化,實現檔案管理工作水平整體提升。”山東濟寧市煙草專賣局辦公室主任徐彥勇說。
篤行致遠 2024中國煙草行業發展觀察