在數字化轉型浪潮中，遼寧省阜新市煙草專賣局（公司）以“守正創新”為核心理念，自主研發“數字化檔案分件工具”，依托該項創新成果，推動檔案管理智能化、高效化，開啟了阜新市局（公司）檔案管理從傳統向數字化的跨越式變革。 ?

智能工具破局：效率與精準雙提升

針對傳統檔案管理依賴人工分類檢索、耗時耗力且易出錯的難題，阜新市局（公司）直擊痛點，推出“數字化檔案分件工具”，并于2024年成功獲得軟件著作權。

“數字化檔案分件工具”依托系統算法，精準解析Excel中的檔號、頁數信息，自動判斷每個檔案文件需分成的圖片數量，并精準分配到對應文件夾。

市局（公司）檔案管理人員借助“數字化檔案分件工具”，只需通過三步操作——選擇源文件、目標路徑及關聯Excel目錄，即可實現檔案的批量處理與智能分類，效率提升約80%。

標準為綱：打造數字檔案“精品工程”

數字化轉型絕非簡單“數字化”，質量把控是關鍵。阜新市局（公司）以《紙質檔案數字化規范》為準則，從設備管理到數據驗收推行全程標準化。

市局（公司）設立專職監督崗，對檔案出入庫、掃描精度、圖像清晰度等環節進行實時核查。堅持數字化場所高清監控24小時運行，工作人員需通過保密培訓并簽署協議后方可上崗。同時，對數據采取加密存儲，切實筑牢信息防火墻。

（圖為阜新市局（公司）工作人員進行檔案數字化工作。）

“質量是檔案數字化的生命線。我們要以‘工匠精神’打磨好每一份數字檔案。”阜新市局（公司）分管領導強調。 ?

資源庫賦能：從“沉睡檔案”到“智慧資產”

通過“存量數字化、增量電子化”雙軌并行，阜新市局（公司）建成覆蓋1984-2023年的數字檔案資源庫，涵蓋文書檔案1737卷、3695件，圖片超4.4萬張。“數字化檔案分件工具”的應用，有效改變了檔案利用模式，實現秒級檢索，輸入關鍵詞即可調取文件，并支持在線預覽、打印，查檔時間從小時級縮至分鐘級。“以前查檔就像‘大海撈針’，現在動動手指就能搞定！”業務部門員工對此贊不絕口。

“數字化轉型沒有終點。”下一步，阜新市局（公司）將繼續加強電子公文單套制歸檔接收工作，并加大數碼照片、音視頻等原生電子檔案接收力度，做到“應歸盡歸”。阜新市局（公司）辦公室負責人介紹說。

以數字為筆，以創新為墨，阜新市局（公司）將不斷為檔案管理注入新動能，書寫檔案管理現代化的新篇章，為企業高質量發展提供堅實“數字底座”。