煙草在線專稿　　

　　一、煙用物資管理中內(nèi)部控制執(zhí)行的難點(diǎn)

　　煙用物資指煙草企業(yè)在生產(chǎn)活動(dòng)中使用的物資，主要將它們分為四類：肥料類、膜類、育苗類、農(nóng)藥類。它們是煙草企業(yè)在生產(chǎn)中必不可少的部分，對(duì)煙葉生產(chǎn)質(zhì)量有重要作用。對(duì)煙用物資實(shí)施規(guī)范化的內(nèi)部控制是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要內(nèi)容。煙用物資管理作為企業(yè)的重要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)且涉及到企業(yè)內(nèi)部的眾多部門和人員，容易導(dǎo)致舞弊、低效率和浪費(fèi)，所以，應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度，并通過(guò)規(guī)范的措施加以防范和控制。

　　煙用物資管理中內(nèi)部控制執(zhí)行的一些薄弱點(diǎn)及難點(diǎn)，主要有以下方面。

　　（一）物資采購(gòu)品種及數(shù)量的隨意性、庫(kù)存物資缺乏流動(dòng)性，造成物資堆積。

　　在企業(yè)管理中，對(duì)倉(cāng)庫(kù)物資的合理采購(gòu)?fù)且粋€(gè)薄弱環(huán)節(jié)，原因是多方面的。這個(gè)管理環(huán)節(jié)涉及到煙用物資的采購(gòu)部門、使用部門、和保管部門，如果各部門間信息溝通不及時(shí)、信息不完整，都會(huì)直接造成倉(cāng)庫(kù)物資堆積的情況。如使用部門往往以臨時(shí)性需要為借口，對(duì)物資需求沒(méi)有詳細(xì)的計(jì)劃，這容易造成采購(gòu)部門也無(wú)采購(gòu)計(jì)劃，需用什么采購(gòu)什么；保管部門因物資品種繁多、管理繁瑣等原因，未能建立物資保管臺(tái)帳，對(duì)采購(gòu)部門也未能提供庫(kù)存物資的詳細(xì)情況。以上情況的存在促使合理采購(gòu)成為一個(gè)難點(diǎn)。在必須保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的前提下，只有保證物資不出現(xiàn)斷檔，就容易出現(xiàn)物資采購(gòu)的隨意性，從而引起管理上的疏忽，使管理出現(xiàn)脫節(jié)，最終導(dǎo)致庫(kù)存物資起不到應(yīng)有的作用，缺乏良好的流動(dòng)性而出現(xiàn)物品堆積，直至堆積時(shí)間過(guò)長(zhǎng)出現(xiàn)變質(zhì)或過(guò)期，造成浪費(fèi)。

　　（二）煙用物資質(zhì)量與付款環(huán)節(jié)缺乏內(nèi)控措施，出現(xiàn)采購(gòu)次品，影響生產(chǎn)。

　　煙用物資采購(gòu)后進(jìn)行入庫(kù)管理，并根據(jù)驗(yàn)收單及發(fā)票情況進(jìn)行報(bào)銷付款，看似簡(jiǎn)單的程序卻缺乏良好的內(nèi)控措施。主要原因在于采購(gòu)人員、保管人員與財(cái)務(wù)人員對(duì)采購(gòu)的煙用物資質(zhì)量狀況等缺乏了解，而對(duì)煙用物資好壞能夠作出判斷的使用部門在這個(gè)環(huán)節(jié)沒(méi)有參與，造成付款前缺乏良好的內(nèi)控措施，使煙用物資采購(gòu)次品的風(fēng)險(xiǎn)增加，從而增加煙葉生產(chǎn)的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)與發(fā)展都將產(chǎn)生不良的影響。

　　（三）沒(méi)有建立詳細(xì)煙用物資報(bào)廢鑒定程序，造成浪費(fèi)。

　　對(duì)煙用物資進(jìn)行報(bào)廢是物資管理中的一個(gè)重要的程序，對(duì)企業(yè)意味著損失。在實(shí)際工作中，因藥水到期、肥料溶化等原因需要報(bào)廢，往往事先沒(méi)有財(cái)務(wù)、監(jiān)查人員的參與，事后走流程了事，對(duì)確定需要報(bào)廢的煙用物資在報(bào)廢前缺少一個(gè)專業(yè)的鑒定結(jié)果，不利于企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展。

　　（四）對(duì)報(bào)廢后的煙用物資缺乏監(jiān)管，造成資產(chǎn)流失。

　　煙用物資報(bào)廢以后到處置前，是煙用物資管理的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。一般煙用物資報(bào)廢后，會(huì)出現(xiàn)隨意堆放，保管不當(dāng)?shù)那闆r，特別是對(duì)無(wú)對(duì)應(yīng)賬面價(jià)值的藥水、肥料等，容易引起管理人員的疏忽，造成無(wú)人監(jiān)管、資產(chǎn)流失現(xiàn)象。

　　（五）對(duì)可多次使用的育苗類煙用物資缺少更換限制，造成資產(chǎn)浪費(fèi)。

　　育苗類煙用物資一般單位價(jià)值較小，數(shù)量多、人員使用分散，且在使用與保管過(guò)程中不予重視，容易造成丟失；同時(shí)購(gòu)買無(wú)節(jié)制，缺少監(jiān)管，形成管理混亂的情況，給煙用物資管理帶來(lái)一定的難度。同時(shí)，因由合作社進(jìn)行使用、保管，如果沒(méi)有一個(gè)相應(yīng)的制約機(jī)制，不利于使用人員形成良好的使用、保管習(xí)慣，容易造成育苗類煙用物資年年買、年年換的現(xiàn)象。

　　二、如何加強(qiáng)物資管理各環(huán)節(jié)的控制

　　為規(guī)范煙用物資采購(gòu)、供應(yīng)、使用、回收等方面的行為，應(yīng)做到程序規(guī)范、職責(zé)明晰，以保證企業(yè)煙用物資安全、完整、合理使用，確保生產(chǎn)正常運(yùn)行，提高煙用物資的利用率，促進(jìn)企業(yè)煙用物資工作逐步適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理要求。企業(yè)應(yīng)先從制度管理入手，建立《煙用物資管理制度》，對(duì)煙用物資各方面的管理作出具體規(guī)定。

　　（一）加強(qiáng)煙用物資采購(gòu)和供應(yīng)管理，與供應(yīng)商建立信用關(guān)系。

　　首先是建立供應(yīng)商公開招標(biāo)制度，其目的是降低煙用物資成本，提高煙用物資質(zhì)量。公開招標(biāo)方式可以合理利用供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系，爭(zhēng)取以最低的價(jià)格獲得最佳質(zhì)量的煙用物資，從而降低煙用物資的采購(gòu)成本，加速資金周轉(zhuǎn)，促進(jìn)企業(yè)盈利。其次是簽訂長(zhǎng)期協(xié)議，分批采購(gòu)物資。對(duì)于可信度高、專業(yè)性強(qiáng)的供應(yīng)商，企業(yè)應(yīng)積極合作，并簽訂定點(diǎn)采購(gòu)的長(zhǎng)期合同，據(jù)此要求獲得價(jià)低質(zhì)優(yōu)的煙用物資；還可采用分次付款的方式，達(dá)到供求雙方共同承擔(dān)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)的目的，以規(guī)避市場(chǎng)行情變化給企業(yè)帶來(lái)的不利影響。此外，企業(yè)在采購(gòu)煙用物資時(shí)還應(yīng)注意遵循分批采購(gòu)物資的原則，能盡可能地降低庫(kù)存，減少資金占用，從而降低企業(yè)煙用物資管理成本。最后，企業(yè)在與供應(yīng)商建立良好合作關(guān)系的前提下，應(yīng)深化雙方合作關(guān)系，使供應(yīng)商能對(duì)具有再利用價(jià)值的煙用物資或廢舊品進(jìn)行回收，以達(dá)到雙方受益的目的。對(duì)企業(yè)而言，這一行為可使其獲得額外收益，在一定程度上補(bǔ)償煙用物資管理支出，達(dá)到降低和控制煙用物資管理成本的目的。

　　（二）加強(qiáng)倉(cāng)庫(kù)煙用物資管理，與相關(guān)部門信息互通。

　　倉(cāng)庫(kù)管理應(yīng)根據(jù)銷售計(jì)劃、生產(chǎn)采購(gòu)資金籌措等制定倉(cāng)儲(chǔ)計(jì)劃，合理確定庫(kù)存存量的結(jié)構(gòu)和數(shù)量；加強(qiáng)日常管理，嚴(yán)格限制未經(jīng)授權(quán)的人員接觸存貨；建立庫(kù)存存貨分類管理制度，對(duì)企業(yè)全部煙用物資以其重要程度、價(jià)值高低、耗用量大小和訂購(gòu)難度等為標(biāo)準(zhǔn)，劃分出A、B、C類，分別管理。同時(shí)，建立健全倉(cāng)庫(kù)定期盤點(diǎn)制度，在對(duì)庫(kù)存煙用物資管理中，倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)做好盤點(diǎn)工作，做到賬實(shí)相符，尤其是應(yīng)掌握最新的存貨數(shù)據(jù)，為采購(gòu)煙用物資提供依據(jù)，為煙葉生產(chǎn)做好準(zhǔn)備。采購(gòu)部門對(duì)煙用物資的采購(gòu)數(shù)量及品種在采購(gòu)前應(yīng)有一個(gè)合理的測(cè)算，首先應(yīng)考慮倉(cāng)庫(kù)材料的庫(kù)存數(shù)量；其次再根據(jù)采購(gòu)需求，確定實(shí)際采購(gòu)數(shù)量。這就要求煙用物資保管部門與采購(gòu)部門應(yīng)建立良好的庫(kù)存信息共享平臺(tái)。最好的管理模式是采用煙葉管理系統(tǒng)中的物資管理模塊，出入庫(kù)直接在系統(tǒng)中填制、審批單據(jù)，做到倉(cāng)庫(kù)物資及時(shí)更新，同時(shí)相關(guān)部門能及時(shí)查詢、確認(rèn)。

　　（三）建立健全驗(yàn)收制度，把好質(zhì)量關(guān)。

　　對(duì)煙用物資在驗(yàn)收合格后入庫(kù)是很重要的一環(huán)，要建立健全驗(yàn)收制度，由專門人員負(fù)責(zé)，在物資入庫(kù)前進(jìn)行材料質(zhì)檢分析，檢驗(yàn)材料的數(shù)量、品種、規(guī)格與采購(gòu)計(jì)劃是否相符，質(zhì)量是否完好；對(duì)難以檢驗(yàn)的材料可由使用部門試用合格后再正式入庫(kù)，嚴(yán)格杜絕次品入庫(kù)，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。只有這樣才能在付款環(huán)節(jié)起到內(nèi)部控制的作用。付款前應(yīng)由使用部門進(jìn)行試用或鑒定，質(zhì)量無(wú)誤后方可付款，以規(guī)避出現(xiàn)次品影響生產(chǎn)的風(fēng)險(xiǎn)。

　　（四）建立領(lǐng)用審批制度，注重審核關(guān)。

　　煙用物資采購(gòu)到位，驗(yàn)收合格入庫(kù)后，使用部門需憑審批后的出庫(kù)單到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)貨，倉(cāng)庫(kù)保管員憑填寫完整的出庫(kù)單交貨，如實(shí)際交貨數(shù)與領(lǐng)料單不符的，應(yīng)在出庫(kù)單填上實(shí)領(lǐng)量，以防賬實(shí)不符。出庫(kù)單是物資出庫(kù)所用何處的依據(jù)，倉(cāng)庫(kù)保管員要以審核無(wú)誤的出庫(kù)單為依據(jù)使用，這樣方能賬實(shí)無(wú)誤。

　　（五）建立煙用物資報(bào)廢審批制度，以鑒定為準(zhǔn)。

　　報(bào)廢審批是一個(gè)很重要的制度，是資產(chǎn)不造成浪費(fèi)、流失的重要保障，但最忌諱走流程，了任務(wù)。因此企業(yè)應(yīng)成立專業(yè)的技術(shù)鑒定小組，確定具體的煙用物資報(bào)廢條件，作為煙用物資去向的依據(jù)。生產(chǎn)部門對(duì)達(dá)到報(bào)廢條件的煙用物資需經(jīng)技術(shù)鑒定小組進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)鑒定，經(jīng)小組討論后出具詳細(xì)的鑒定報(bào)告，對(duì)未達(dá)到報(bào)廢條件的資產(chǎn)嚴(yán)格禁止報(bào)廢，應(yīng)對(duì)該部分煙用物資有一個(gè)合理的再利用意見，同時(shí)寫進(jìn)鑒定報(bào)告。報(bào)廢煙用物資最終根據(jù)鑒定結(jié)果進(jìn)行報(bào)廢審批，可最大限度地提高煙用物資的利用率。

　　（六）建立報(bào)廢煙用物資保管制度，履行保管職責(zé)。

　　經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢后的煙用物資，實(shí)物保管部門應(yīng)建立報(bào)廢臺(tái)賬，根據(jù)報(bào)廢資產(chǎn)的賬面價(jià)值情況進(jìn)行分類登記，寫明存放地點(diǎn)、數(shù)量，并作為處理的憑據(jù)。同時(shí)，加強(qiáng)報(bào)廢煙用物資的現(xiàn)場(chǎng)保管，應(yīng)單獨(dú)存放，專人管理，貼上標(biāo)簽，以示區(qū)別。在處置前定期進(jìn)行盤點(diǎn)、核對(duì)，建立完善的保管制度，各部門相互約制，明確職責(zé)，嚴(yán)格按制度實(shí)施，避免失竊行為的發(fā)生。

　　煙用物資是構(gòu)成企業(yè)存貨的重要組成部分，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和經(jīng)濟(jì)效益有直接的影響。在整個(gè)煙用物資管理過(guò)程中，建立和完善相應(yīng)的內(nèi)部控制制度有利于提高工作效率，降低物資消耗，減少損失和浪費(fèi)。同時(shí)，可提升管理質(zhì)量，有效控制舞弊行為的發(fā)生，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有深遠(yuǎn)的意義。

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