煙草在線專稿　　

　　一、煙用物資管理中內部控制執行的難點

　　煙用物資指煙草企業在生產活動中使用的物資，主要將它們分為四類：肥料類、膜類、育苗類、農藥類。它們是煙草企業在生產中必不可少的部分，對煙葉生產質量有重要作用。對煙用物資實施規范化的內部控制是企業經營管理的重要內容。煙用物資管理作為企業的重要經濟業務且涉及到企業內部的眾多部門和人員，容易導致舞弊、低效率和浪費，所以，應當制定嚴格的內部控制制度，并通過規范的措施加以防范和控制。

　　煙用物資管理中內部控制執行的一些薄弱點及難點，主要有以下方面。

　　（一）物資采購品種及數量的隨意性、庫存物資缺乏流動性，造成物資堆積。

　　在企業管理中，對倉庫物資的合理采購往往是一個薄弱環節，原因是多方面的。這個管理環節涉及到煙用物資的采購部門、使用部門、和保管部門，如果各部門間信息溝通不及時、信息不完整，都會直接造成倉庫物資堆積的情況。如使用部門往往以臨時性需要為借口，對物資需求沒有詳細的計劃，這容易造成采購部門也無采購計劃，需用什么采購什么；保管部門因物資品種繁多、管理繁瑣等原因，未能建立物資保管臺帳，對采購部門也未能提供庫存物資的詳細情況。以上情況的存在促使合理采購成為一個難點。在必須保證生產經營的前提下，只有保證物資不出現斷檔，就容易出現物資采購的隨意性，從而引起管理上的疏忽，使管理出現脫節，最終導致庫存物資起不到應有的作用，缺乏良好的流動性而出現物品堆積，直至堆積時間過長出現變質或過期，造成浪費。

　　（二）煙用物資質量與付款環節缺乏內控措施，出現采購次品，影響生產。

　　煙用物資采購后進行入庫管理，并根據驗收單及發票情況進行報銷付款，看似簡單的程序卻缺乏良好的內控措施。主要原因在于采購人員、保管人員與財務人員對采購的煙用物資質量狀況等缺乏了解，而對煙用物資好壞能夠作出判斷的使用部門在這個環節沒有參與，造成付款前缺乏良好的內控措施，使煙用物資采購次品的風險增加，從而增加煙葉生產的風險，對企業的生產與發展都將產生不良的影響。

　　（三）沒有建立詳細煙用物資報廢鑒定程序，造成浪費。

　　對煙用物資進行報廢是物資管理中的一個重要的程序，對企業意味著損失。在實際工作中，因藥水到期、肥料溶化等原因需要報廢，往往事先沒有財務、監查人員的參與，事后走流程了事，對確定需要報廢的煙用物資在報廢前缺少一個專業的鑒定結果，不利于企業的長久發展。

　　（四）對報廢后的煙用物資缺乏監管，造成資產流失。

　　煙用物資報廢以后到處置前，是煙用物資管理的一個薄弱環節。一般煙用物資報廢后，會出現隨意堆放，保管不當的情況，特別是對無對應賬面價值的藥水、肥料等，容易引起管理人員的疏忽，造成無人監管、資產流失現象。

　　（五）對可多次使用的育苗類煙用物資缺少更換限制，造成資產浪費。

　　育苗類煙用物資一般單位價值較小，數量多、人員使用分散，且在使用與保管過程中不予重視，容易造成丟失；同時購買無節制，缺少監管，形成管理混亂的情況，給煙用物資管理帶來一定的難度。同時，因由合作社進行使用、保管，如果沒有一個相應的制約機制，不利于使用人員形成良好的使用、保管習慣，容易造成育苗類煙用物資年年買、年年換的現象。

　　二、如何加強物資管理各環節的控制

　　為規范煙用物資采購、供應、使用、回收等方面的行為，應做到程序規范、職責明晰，以保證企業煙用物資安全、完整、合理使用，確保生產正常運行，提高煙用物資的利用率，促進企業煙用物資工作逐步適應現代企業管理要求。企業應先從制度管理入手，建立《煙用物資管理制度》，對煙用物資各方面的管理作出具體規定。

　　（一）加強煙用物資采購和供應管理，與供應商建立信用關系。

　　首先是建立供應商公開招標制度，其目的是降低煙用物資成本，提高煙用物資質量。公開招標方式可以合理利用供應商之間的競爭關系，爭取以最低的價格獲得最佳質量的煙用物資，從而降低煙用物資的采購成本，加速資金周轉，促進企業盈利。其次是簽訂長期協議，分批采購物資。對于可信度高、專業性強的供應商，企業應積極合作，并簽訂定點采購的長期合同，據此要求獲得價低質優的煙用物資；還可采用分次付款的方式，達到供求雙方共同承擔市場風險的目的，以規避市場行情變化給企業帶來的不利影響。此外，企業在采購煙用物資時還應注意遵循分批采購物資的原則，能盡可能地降低庫存，減少資金占用，從而降低企業煙用物資管理成本。最后，企業在與供應商建立良好合作關系的前提下，應深化雙方合作關系，使供應商能對具有再利用價值的煙用物資或廢舊品進行回收，以達到雙方受益的目的。對企業而言，這一行為可使其獲得額外收益，在一定程度上補償煙用物資管理支出，達到降低和控制煙用物資管理成本的目的。

　　（二）加強倉庫煙用物資管理，與相關部門信息互通。

　　倉庫管理應根據銷售計劃、生產采購資金籌措等制定倉儲計劃，合理確定庫存存量的結構和數量；加強日常管理，嚴格限制未經授權的人員接觸存貨；建立庫存存貨分類管理制度，對企業全部煙用物資以其重要程度、價值高低、耗用量大小和訂購難度等為標準，劃分出A、B、C類，分別管理。同時，建立健全倉庫定期盤點制度，在對庫存煙用物資管理中，倉庫管理員應做好盤點工作，做到賬實相符，尤其是應掌握最新的存貨數據，為采購煙用物資提供依據，為煙葉生產做好準備。采購部門對煙用物資的采購數量及品種在采購前應有一個合理的測算，首先應考慮倉庫材料的庫存數量；其次再根據采購需求，確定實際采購數量。這就要求煙用物資保管部門與采購部門應建立良好的庫存信息共享平臺。最好的管理模式是采用煙葉管理系統中的物資管理模塊，出入庫直接在系統中填制、審批單據，做到倉庫物資及時更新，同時相關部門能及時查詢、確認。

　　（三）建立健全驗收制度，把好質量關。

　　對煙用物資在驗收合格后入庫是很重要的一環，要建立健全驗收制度，由專門人員負責，在物資入庫前進行材料質檢分析，檢驗材料的數量、品種、規格與采購計劃是否相符，質量是否完好；對難以檢驗的材料可由使用部門試用合格后再正式入庫，嚴格杜絕次品入庫，嚴把質量關。只有這樣才能在付款環節起到內部控制的作用。付款前應由使用部門進行試用或鑒定，質量無誤后方可付款，以規避出現次品影響生產的風險。

　　（四）建立領用審批制度，注重審核關。

　　煙用物資采購到位，驗收合格入庫后，使用部門需憑審批后的出庫單到倉庫領貨，倉庫保管員憑填寫完整的出庫單交貨，如實際交貨數與領料單不符的，應在出庫單填上實領量，以防賬實不符。出庫單是物資出庫所用何處的依據，倉庫保管員要以審核無誤的出庫單為依據使用，這樣方能賬實無誤。

　　（五）建立煙用物資報廢審批制度，以鑒定為準。

　　報廢審批是一個很重要的制度，是資產不造成浪費、流失的重要保障，但最忌諱走流程，了任務。因此企業應成立專業的技術鑒定小組，確定具體的煙用物資報廢條件，作為煙用物資去向的依據。生產部門對達到報廢條件的煙用物資需經技術鑒定小組進行現場鑒定，經小組討論后出具詳細的鑒定報告，對未達到報廢條件的資產嚴格禁止報廢，應對該部分煙用物資有一個合理的再利用意見，同時寫進鑒定報告。報廢煙用物資最終根據鑒定結果進行報廢審批，可最大限度地提高煙用物資的利用率。

　　（六）建立報廢煙用物資保管制度，履行保管職責。

　　經批準報廢后的煙用物資，實物保管部門應建立報廢臺賬，根據報廢資產的賬面價值情況進行分類登記，寫明存放地點、數量，并作為處理的憑據。同時，加強報廢煙用物資的現場保管，應單獨存放，專人管理，貼上標簽，以示區別。在處置前定期進行盤點、核對，建立完善的保管制度，各部門相互約制，明確職責，嚴格按制度實施，避免失竊行為的發生。

　　煙用物資是構成企業存貨的重要組成部分，對企業生產經營和經濟效益有直接的影響。在整個煙用物資管理過程中，建立和完善相應的內部控制制度有利于提高工作效率，降低物資消耗，減少損失和浪費。同時，可提升管理質量，有效控制舞弊行為的發生，對企業的發展有深遠的意義。

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