煙草在線轉自《東方煙草報》

　　什么樣的信息系統才算是一個成功的系統？

　　筆者認為，一個成功的信息系統必須在產品的設計生命周期內，切實促進了企業的經營和管理水平的提高，并得到使用人員的廣泛認可。

　　為適應信息系統的開發需求，企業必須實現管理工作的程序化，各部門都有相應的作業流程；實現管理業務的標準化，各部門都有相應的作業規范；實現報表文件的統一化，都有固定的內容、周期、格式；實現數據資料的完善化和代碼化。

　　企業在理順管理工作的基礎上，可以進入研發信息系統的關鍵階段，即規劃、調研、開發、實施及維護階段。在這個階段，企業必須關注六大關鍵環節。

　　做好戰略規劃

　　在全球信息化的熱潮中，許多企業總寄希望于信息系統能成為技術創新的亮點。于是，許多信息系統未經充分論證就開始實施建設，結果后來系統并不符合企業實際而成了擺設。如此，不但沒有提升企業的信息化水平，反而給人留下了信息化就是投資大而無實效的印象。

　　因此，企業在進行信息化建設前，應當從戰略經營、體制機制、技術、管理、企業文化、人力資源、行業環境等方面進行全面自我診斷，在此基礎上找出存在的問題，確定信息化建設的需求、方針、指導思想、范圍、階段、力度和深度，制定長期的信息化規劃，讓所有的信息系統建設都在這個規劃的框架下按計劃進行。

　　企業要在每個信息系統項目啟動前都進行充分的論證，讓信息化建設能切實服務于企業的經營和發展，滿足增強核心競爭力的需求。

　　關注用戶需求

　　信息系統是為管理人員決策以及廣大員工工作服務的，管理人員以及廣大員工就是系統的用戶，只有用戶滿意的系統才能稱得上是好的系統。

　　一個為用戶所接受、在實際工作中真正服務于用戶的信息系統，離不開用戶的參與。從最初總體規劃的制定，到系統分析、系統設計以及系統實施過程，用戶都需要積極參與，與系統開發人員真誠合作。

　　在這個過程中，用戶必須結合自身工作實際，提出關于信息系統的各類需求，并與系統開發人員做好溝通工作。

　　領導加強指導

　　信息系統開發是一個周期長、耗資大、涉及面廣的工作，需要專業技術人員、管理人員和相關職能科室的業務管理人員協同配合。

　　由于信息系統的開發有可能會造成企業管理方式、規章制度等方面發生不同程度的變化，所以需要企業領導加強指導和協調，才能更為順利地進行。這就要求企業領導必須重視信息系統的開發工作，可建立相關領導小組，納入相關部門負責人，定期召開統籌協調會議，確保系統開發工作得以全面深入推進。

　　做實需求調研

　　需求分析是信息系統建設的開端，也是信息系統建設的基石。據不完全統計，在建設失敗的信息系統項目中，80％是由于需求分析不明確而造成的。

　　信息系統未建成之前只是個設計的概念，企業想要把需求完全表達清楚有一定困難，而系統開發人員也存在理解偏差以及照搬類似經驗的問題。因此，經常會出現在系統試運行和進行驗收時，開發人員回頭反復修改系統的現象，這樣不僅造成了資源的浪費，還加大了系統實施風險。

　　為了使信息系統建設開好頭、起好步，企業和系統開發人員必須把需求調研落到實處，廣泛征集所涉及部門、人員的需求，進行歸納分析，使系統功能在滿足總體目標的前提下，充分滿足各類人員的需求。

　　強化項目管理

　　系統的設計和實施是企業需求在計算機上得以體現并轉化為可執行軟件的過程，該過程也是最容易出問題的過程。因為系統的開發過程大部分都在開發單位進行，所以有些用戶企業在簽訂合同后，就坐等開發單位交付產品。但是，在這個過程中，開發單位關注的重點往往是進度與成本，如果用戶企業不積極參與項目管理，很容易造成產品功能與實際需求不符。
　　因此，用戶企業在簽訂合同時，除了要與開發單位約定好工期和項目金額等內容外，還應要求開發單位提供詳細的項目進度計劃。在項目啟動時，用戶企業就要成立由信息部門和需求部門人員組成的項目小組，按項目的進度計劃定期與開發單位進行溝通，及時掌握項目的進展情況，消除需求理解上的偏差，修正系統設計的思路，使整個設計和實施過程得到有效控制。

　　確保后期維護

　　信息系統在完成開發、投入正常運行之后，就進入了系統運行與維護階段。然而相對于具有“開創性”的系統開發來講，系統維護屬于“繼承性”工作，往往被認為挑戰性不強、成績不顯著，導致很多技術人員不重視系統維護工作。

　　其實，在信息系統整個生命周期中，系統維護費用占60%以上。如果企業在人力和物力上不給予充分保障，一旦系統發生問題或環境發生變化，企業將難以應對。這就是為什么有些信息系統長期與舊系統并行而不能切換，甚至最后被廢棄的原因。

　　因此，維護工作是系統可靠運行的保障，企業應當給予足夠重視，要安排專門的部門和人員密切關注系統的運行情況，及時發現存在的問題并采取改進措施，不斷完善信息系統的各項功能，最終達到充分發揮信息系統作用的目的。