煙草在線專稿

　　一、首建卷煙物流獨立財務(wù)

　　畢節(jié)是貴州省“兩煙”大區(qū)，對全省“兩煙”生產(chǎn)經(jīng)營起舉足輕重的作用；2010年，在畢節(jié)試驗區(qū)新一輪改革發(fā)展的大背景下，畢節(jié)物流配送從地區(qū)局（公司）的部門中獨立出來，作為委托法人的地位正式確立。與此相適應(yīng)，畢節(jié)卷煙物流配送中心的財務(wù)部正式成立，對所屬各縣物流中轉(zhuǎn)站實施垂直管理，成為貴州省首家地區(qū)級卷煙物流配送中心的獨立財務(wù)部門。

　　作為省內(nèi)第一家獨立的財務(wù)部門，不論在運營上和管理上，都沒有現(xiàn)成的經(jīng)驗可以借鑒，幾乎所有的工作都需要在摸索和學(xué)習(xí)中前行。在所有面臨的困難中，由于空間障礙帶來的兩個問題較為突出：一是對卷煙營銷和庫存的控制力受到削弱，二是日常賬務(wù)處理和監(jiān)督滯后，導(dǎo)致中心對各中轉(zhuǎn)站的管理能力降低。

　　二、空間障礙導(dǎo)致對營銷和庫存控制力削弱

　　1、核算量巨大，倉庫成本每月匯總

　　畢節(jié)卷煙物流配送中心財務(wù)部的基本職責(zé)有兩個：一是對本部門的卷煙營銷和配送業(yè)務(wù)進行財務(wù)核算；二是對所屬七個中轉(zhuǎn)站（大方、黔西、金沙、織金、納雍、威寧和赫章）的卷煙營銷和配送業(yè)務(wù)進行財務(wù)核算。

　　畢節(jié)地區(qū)卷煙消費需求的品牌多，數(shù)量大。自從配送中心財務(wù)部成立后，不但要核算全地區(qū)各縣的卷煙消費數(shù)量，同時要核算成本金額。整個畢節(jié)市的卷煙品牌多達上百種，每個品牌的成本單價不一樣，銷售的數(shù)量也不一樣。每天卷煙銷售完成以后，財務(wù)人員要根據(jù)當天銷售的品牌，分縣按照單品牌、數(shù)量、成本金額把卷煙轉(zhuǎn)入到各縣財務(wù)，平均以每縣每天銷售90個品牌計算，7縣1區(qū)就有720個品牌，每個品牌按照不同的單價，不同的數(shù)量來結(jié)轉(zhuǎn)成本，就是很熟悉業(yè)務(wù)操作的財務(wù)人員，每天也要花上10-12個小時來轉(zhuǎn)卷煙成本，由一個人來完成這項工作，業(yè)務(wù)量大就成了一個難題。在這種情況下，卷煙成本的結(jié)轉(zhuǎn)工作就只能每月匯總轉(zhuǎn)一次。

　　2、財務(wù)業(yè)務(wù)分離，削弱控制能力

　　由于卷煙成本的結(jié)轉(zhuǎn)工作就只能每月匯總轉(zhuǎn)一次，這帶來了管理上延遲的問題：每月只能在月末最后一天，各縣倉庫的庫存才能和配送中心財務(wù)對接上。這意味著如果各縣煙站營銷或倉庫管理中發(fā)生的成本或其他問題，只能夠在月末才能發(fā)現(xiàn)，月末才能處理。這種由于業(yè)務(wù)和財務(wù)在時間上的分離造成了兩個問題：一是財務(wù)核算和結(jié)轉(zhuǎn)工作不均衡，集中到月末處理，加大了月末財務(wù)人員的工作量；二是營銷和庫存管理工作的滯后，對于發(fā)生的問題，由于不能夠及時發(fā)現(xiàn)，不能及時處理，有可能造成嚴重的經(jīng)濟損失后。這極大地影響了配送中心的倉庫和成本控制的能力。

　　三、空間障礙導(dǎo)致日常賬務(wù)處理和監(jiān)督滯后

　　1、日常報賬距離遠，交通成本高

　　畢節(jié)地區(qū)卷煙物流中心實施垂直化管理以后，分布在各縣的物流中轉(zhuǎn)站到中心都有一定的距離，日常的報賬很不方便，較遠的威寧、金沙、納雍等中轉(zhuǎn)站來一次中心就要3-5個小時不等，路途遙遠，除了時間較長，費用成本也較高，每次差旅費、住宿費、燃油費等要花上500元左右。導(dǎo)致日常的費用單據(jù)報銷審核要么到畢節(jié)市配送中心來完成，要么要間隔一個周期才上來報銷審核一次（最長的時間間隔達到一個月）。

　　2、賬務(wù)管理和監(jiān)督滯后

　　由于不能及時準確地反應(yīng)各縣中心站的費用使用情況，這帶來了三個問題：一是削弱了配送中心對中轉(zhuǎn)站日常費用使用情況的有效監(jiān)督和管理；二是影響了中轉(zhuǎn)站有些需要及時報銷或?qū)徍耸马椚粘９ぷ鞯恼＿M行；三是加大了財務(wù)成本。為了既能有效行使配送中心對中轉(zhuǎn)站的管理，又不至于因為空間障礙妨礙中轉(zhuǎn)站運行的及時性，降低財務(wù)管理的成本，配送中心必須嘗試創(chuàng)新現(xiàn)有的報賬制度。

　　四、創(chuàng)遠程賬務(wù)機制，促財務(wù)業(yè)務(wù)一體化

　　1、通過信息系統(tǒng)，進行業(yè)務(wù)與財務(wù)數(shù)據(jù)對接

　　為克服畢節(jié)卷煙物流配送中心對各縣煙站卷煙營銷和庫存控制力受到削弱的問題，中心財務(wù)部在業(yè)務(wù)財務(wù)一體化方面進行了有益的探索。中心的主要思路是：在產(chǎn)生業(yè)務(wù)成本費用數(shù)據(jù)時，同時產(chǎn)生財務(wù)數(shù)據(jù)。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)由各縣煙站在發(fā)生時立即產(chǎn)生，通過信息系統(tǒng)傳輸給中心財務(wù)部，中心財務(wù)部將其轉(zhuǎn)化為財務(wù)數(shù)據(jù)。二個數(shù)據(jù)同一個來源，以業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，得業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)時同時得到財務(wù)數(shù)據(jù)；這樣就使得財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)的同一性，保證了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)用于控制管理工作時的及時性和正確性。

　　具體做法是：通過信息系統(tǒng)把財務(wù)的NC（浪潮）系統(tǒng)和卷煙銷售數(shù)據(jù)進行對接，中心財務(wù)在NC財務(wù)系統(tǒng)中給每個倉儲管理人員在配了一個工號，并分配了相關(guān)的權(quán)限，每天由各縣業(yè)務(wù)部門的倉管人員進入NC財務(wù)系統(tǒng)，進入數(shù)據(jù)導(dǎo)入界面，把每天銷售完成以后的營銷數(shù)據(jù)導(dǎo)入財務(wù)系統(tǒng)，并且和當天的銷售出庫數(shù)量進行核對，準確以后保存并提交，配送中心財務(wù)人員在接收到業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)后，與附件進行第二次核對，準確后進行審核、成本計算、并生成憑證。

　　2、實施遠程報銷

　　針對各縣煙站日常報銷存在的滯后問題，中心財務(wù)部給每個業(yè)務(wù)部門都安裝了NC財務(wù)軟件的客戶端，業(yè)務(wù)部門的報賬人員可以通過煙草的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)每天登錄財務(wù)系統(tǒng)，遠程錄入每天發(fā)生的各項費用數(shù)據(jù)，部門的負責(zé)人審核后上傳到中心財務(wù)部，通過中轉(zhuǎn)卷煙的車輛第二天把原始的費用產(chǎn)生單據(jù)、發(fā)票等帶入財務(wù)部進行審核，財務(wù)通過對原始單據(jù)的審核，在系統(tǒng)寫明哪些屬于合規(guī)費用，哪些屬于不合規(guī)費用，上傳給領(lǐng)導(dǎo)審核，領(lǐng)導(dǎo)接到費用單據(jù)后批示允許或者不允許報銷的費用返回到財務(wù)部費用報銷人員，財務(wù)人員在系統(tǒng)見領(lǐng)導(dǎo)的簽批后，把合規(guī)費用生成憑證，并把相關(guān)的款項通過現(xiàn)金管理平臺打入報賬人的賬戶。

　　五、財務(wù)業(yè)務(wù)一體化后取得的效果

　　1、提升了財務(wù)工作的效率

　　通過實施財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的卷煙庫存管理和財務(wù)報銷系統(tǒng)以后，中心財務(wù)能由一個財務(wù)人員完成每天的卷煙成本結(jié)算，大大的減低了財務(wù)人員的工作量，減少了人工成本，由于數(shù)據(jù)是通過業(yè)務(wù)部門一次性導(dǎo)入并且和當天的銷售出庫量進行核對后上傳的數(shù)據(jù)的，財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)就達到了一致，每天的財務(wù)庫存也和業(yè)務(wù)部門的實物庫存相吻合。解決了以前每月只有一天財務(wù)和業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)能吻合的困難。

　　2、節(jié)約了交通成本

　　通過上遠程報銷體系，各縣中轉(zhuǎn)站的報賬人員就不用長途跋涉到中心報賬，可以通過網(wǎng)絡(luò)報銷各種費用，減少了路途的安全風(fēng)險，也降大大低了費用報銷的時間成本、費用成本等等，據(jù)測算每年可以降低各中轉(zhuǎn)站差旅、燃油等費用8-10萬元。業(yè)務(wù)部門可以時時進行費用的報銷，及時解決了業(yè)務(wù)部門費用的周轉(zhuǎn)問題，也及時準確地反應(yīng)了物流中心的各項經(jīng)濟信息。

　　3、強化了中心對各煙站的管理能力

　　實施遠程賬務(wù)處理機制后，配送中心當天（或者次日）就可以得到營銷和庫存的相關(guān)信息，同時能夠及時了解各煙站費用使用情況。基本上消除了由于距離造成中心與各縣煙站的信息阻隔瓶頸。這大大支持了中心對于卷煙銷售和配送業(yè)務(wù)的控制能力。

　　六、下一步財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的前景

　　財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的實行，由于沒有省內(nèi)外成功經(jīng)驗可借鑒，畢煙物流是首先嘗試者。目前仍帶有一定的探索性質(zhì)，整個制度的最后定型，還需要進一步完善。

　　同時，由于財務(wù)業(yè)務(wù)一體化在畢節(jié)市物流中心是第一家開始嘗試使用的單位，還沒有大面積的推廣，和我們面臨相同問題的很多單位還是使用老的報銷模式，這樣增加了很多時間和人力的成本。現(xiàn)代社會已經(jīng)走入了信息時代，使用信息和網(wǎng)絡(luò)來降低工作量，也逐漸成為一種趨勢，使用網(wǎng)絡(luò)和電腦來提取和計算數(shù)據(jù)，不僅高效、快捷、精準，還能大大降低工作量，這樣不僅使工作變得高效、準確，還能達到降低人工成本的作用，我中心通過成功試運行財務(wù)業(yè)務(wù)一體化，在成本管理和業(yè)務(wù)精準上取得了一定的基本經(jīng)驗，但是信息網(wǎng)絡(luò)的可發(fā)展空間還很大，今后我們還將堅持財務(wù)業(yè)務(wù)一體化工作，并在使用中不斷地提升業(yè)務(wù)技能，為提高企業(yè)的效益，促進基礎(chǔ)業(yè)務(wù)上水平做出更大的貢獻。

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