煙草在線據《東方煙草報》報道　　煙草工業企業的設備一般包括煙機設備、通用設備、特種設備。設備資料是企業進行設備購置、技改、大修過程中產生的重要資料，真實地記載了每臺設備的身份信息。完善的檔案資料既有利于設備日常操作、維護和保養，又能夠為大修、技改、購置新設備提供重要的參考和依據。

　　近年來，隨著煙草行業的持續健康發展，設備更新換代的速度也有了很大提高，大型、高端、精密設備得到了較為廣泛的應用。然而，在實際工作中，我們往往對設備使用、維護保養管得嚴、看得重，而對設備檔案資料管得松、看得輕。比如，認為設備檔案可有可無，管理機構不健全，人員配置不到位；管理人員對業務不熟悉，不清楚該怎樣進行設備檔案管理，等等。

　　作為設備管理的重要組成部分，設備檔案管理工作如何進一步規范，是目前值得思考和亟待解決的一個重要問題。

　　設備檔案的主要內容

　　設備檔案是指設備調研、訂購、安裝調試、使用、維修、改造、更新、報廢各階段經濟、技術狀況的全面記載。按照設備管理工作流程，設備從調研選購到報廢可分為四個階段：設備的規劃調研選購及安裝調試階段、設備的使用階段、設備的檢修與改造階段、設備的報廢與更新階段。

　　設備調研選購的檔案資料，包括設備出廠合格證、檢驗單、安裝說明書、使用維護說明書、備品配件清單、設備出廠商及保修商聯系方式、設備安裝施工圖紙、設備安裝質量檢驗單及試車記錄等。

　　設備日常使用、維護保養的檔案資料，包括設備使用操作規程、設備特殊零件加工圖、設備的檢修保養記錄、設備檢查記錄、設備監察部門年檢記錄等。

　　設備技改的資料，包括技改項目施工方案、施工記錄、竣工文字資料、圖紙、驗收記錄等。

　　設備報廢與更新資料，包括設備報廢說明、設備報廢申請單、設備報廢審批單、設備的事故報告及事故維修記錄、設備的大修記錄、大修總結等。

　　規范設備檔案管理的方法

　　（一）配備專業管理人員，建立健全管理制度。

　　培養配備專業的管理人員。規范設備檔案管理，配備專業的人員是前提。有人認為，設備檔案管理人員不需要培訓，收集一下資料是誰都能做的事。其實不然。設備檔案管理是一項專業性非常強的工作，管理人員既要有高度的工作責任心、良好的職業道德、辦事細心的工作態度，又要有扎實的檔案管理方法和基本技能。因此，做好設備檔案管理，必須首先配備專業的管理人員，同時，做好檔案管理人員培養，不斷幫助其提升業務素質。

　　建立健全管理制度。企業設備檔案資料的形成過程較為復雜，貫穿于整個設備的生命過程。如果不及時收集整理，一些材料就會散失。要保證企業設備檔案資料的收集和管理到位，就必須建立健全相關管理制度，使設備檔案管理工作規范化、制度化。

　　（二）做好設備檔案資料的搜集整理工作

　　檔案管理部門對檔案的收集要做到事前介入。購置設備一般經過制訂購置計劃、調研選購、安裝調試等過程。這個過程形成的文件材料包括設備訂購文件、報批文件、招投標文件、設備調研報告、合同、技術協議、設備出廠隨機文件、合格證明書、圖紙、說明書、保修單、裝箱單、設備圖紙、開箱記錄等。為確保文件材料齊全、完整，設備管理部門要嚴把驗收關，設備開箱后，隨機資料也要及時收集。

　　設備的使用階段與檢修改造階段要做好檔案的補充完善工作。設備檔案管理是一個不斷變化、完善、充實的過程。從設備使用到設備報廢，設備檔案始終處在一種不確定狀態中。這就要求設備管理人員及檔案管理人員了解和掌握設備變化的全過程，及時做好設備檔案的補充、完善工作。

　　設備使用階段需不斷補充完善的資料包括設備故障分析報告、設備事故報告、定期維護及檢修記錄、大修記錄及竣工驗收記錄、設備報廢記錄等。隨著設備的使用，設備內部零部件精度發生變化，為保障設備的正常運行，必須對設備進行維護保養、定期檢修，有時還要對設備進行改造，因此及時補充和完善資料是非常有必要的。

　　（三）規范設備檔案管理的具體方法

　　設備管理部門和使用部門可依據自身不同職責，對設備檔案進行主次管理。

　　1.設備管理部門檔案管理要求

　　主機設備檔案資料的管理。煙草工業設備一般分為主機設備和輔聯設備。主機設備主要包括制絲設備中的切絲（梗）機、烘絲（梗）機、加料機、加香機，卷包設備中的卷接、包裝機，以及動力設備中的鍋爐、空壓機、空調等。對于這些大型的主機設備，我們可建立“一機一檔”，即一種主機設備建立一個檔案。檔案內容主要包括產品合格證、使用說明書、技術資料等。對于多臺完全相同的主機設備，如果是一次添置的，在建立設備檔案時，只歸檔一套即可，不過每臺設備的合格證等都必須歸入該卷檔案之中，并在備注表中注明相關情況。

　　輔聯設備檔案資料的管理。各種振槽、皮帶稱、煙葉（絲）柜、水泵、各種檢測儀器儀表等都屬于輔聯設備。對于這些設備，我們可以進行分類歸檔管理，如按車間、部門進行歸類管理，可建立制絲車間振槽、皮帶稱檔案，動力車間水泵、空調等檔案，品質管理部門檢測儀器儀表檔案等，這些檔案主要包括說明書、合格證、驗收報告、生產廠家的聯系方式等。

　　我們在對以上資料進行分類歸檔后，就可以進行歸檔資料目錄編寫，給盒內資料編號，便于資料的查閱、補充、完善。

　　2.使用部門的檔案管理要求

　　使用部門檔案主要是設備在日常的使用、維護保養、大修中產生的各種技術記錄，如定期維護及檢修記錄、配件更換記錄、大修及竣工驗收記錄。對于主機設備使用部門也可按“一機一袋”進行歸檔管理，輔聯設備按類別進行歸檔管理，使用部門在管理設備檔案時一定要更細致、更及時。

　　3.日常檔案的管理要求

　　設備管理部門和使用部門在日常設備檔案管理中的重點工作不一樣，設備管理部門主要是對設備使用部門的檔案管理進行指導與檢查，對新購設備檔案資料進行收集、整理、歸檔，對原有設備檔案資料進行保存管理、借閱管理等，而設備使用部門側重設備日常使用、維護、保養、修理等過程中技術資料的收集與保管。

　　4.檔案管理工作的考核

　　考核是加強設備檔案管理工作的有效手段。設備檔案管理作為設備管理的重要組成部分，必須納入設備管理考核的范圍，只有獎懲分明，設備檔案工作才會被重視，才會更規范。

　　創新設備檔案管理方法

　　在日常設備檔案管理過程中，傳統的紙質設備檔案管理起來比較麻煩，重復工作多，信息又不能共享。所以，創新設備檔案管理，建立電子檔案是一個重要方向。電子檔案的建立健全必須以信息化建設為依托。信息化建設是煙草行業“十二五”規劃的重要內容之一，是支撐“卷煙上水平”戰略任務和基本方針的內在動力，行業信息化建設已經進入了全面提升階段。建立健全企業設備電子檔案，筆者認為可從以下幾個方面入手。

　　其一，搭建統一的設備檔案管理信息化平臺，對下屬單位設備檔案進行統一規劃和管理，如暫不能實現統一規劃管理，各生產單位可建立本單位的設備檔案信息化平臺，尤其是正在技改或即將技改的單位，設備檔案信息化平臺的建立尤為必要。

　　其二，統一建立或各單位自行建立健全電子設備檔案的管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟。

　　其三，制定必要的安全措施，確保電子檔案的安全性與完整性。