“原來需要半天才能完成的工作，現(xiàn)在幾分鐘就能搞定！”今年以來，廣東省煙草專賣局（公司）檔案管理員張卓然明顯感到工作效率提升了，檔案的收集、整理、歸檔、統(tǒng)計等原本需要手動完成的工作，如今只需點一點鼠標(biāo)即可一鍵完成。這得益于廣東省局（公司）智慧檔案信息管理系統(tǒng)平臺的上線使用。

　　近年來，廣東省局（公司）不斷加強信息化與檔案管理的深度融合，從硬件和軟件兩方面入手，將信息化設(shè)備和工具應(yīng)用到檔案管理的全業(yè)務(wù)流程，從線下到線上，從紙間到指尖，持續(xù)提升檔案管理效能和水平，進一步推動檔案管理信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

　　硬件上，檔案庫房安裝了防火門，并配備指紋密碼鎖，非檔案人員無法自行進入。庫房內(nèi)采用存儲空間更大的智能密集架，工作人員可通過智能觸摸屏進行自動開架、合架等操作；配備了1臺檔案凈化整理臺，利用納米光氫離子滅菌單元對檔案進行入庫前的滅菌凈化；配備了1臺精密空調(diào)和4臺恒濕凈化一體機，為檔案存放提供了穩(wěn)定適宜的溫濕度環(huán)境；在不同角度安裝了9個紅外攝像頭，24小時監(jiān)控并錄像存盤，確保檔案庫房達到防火、防盜、防潮等要求。

　　軟件上，智慧檔案信息管理系統(tǒng)平臺讓檔案管理變得“更智能”：

　　在線管理庫房。工作人員通過視頻監(jiān)控可以實時對庫房環(huán)境進行監(jiān)測，實現(xiàn)了檔案庫房的智能化管理。同時，庫房里的每一份檔案上都有一個條形碼，只需“掃一掃”就可以準(zhǔn)確定位檔案的存放位置，檔案借閱、歸還等信息也在掃碼的同時被錄入。

　　線上即時歸檔。系統(tǒng)平臺與辦公自動化系統(tǒng)、采購系統(tǒng)等無縫對接，通過平臺可在線接收電子文件。各部門可登錄平臺在線移交歸檔資料，檔案人員可直接在平臺上進行收集、整理、分類和歸檔，大大提高了電子文件歸檔效率。

　　在線查閱檔案。員工可通過辦公自動化系統(tǒng)直接跳轉(zhuǎn)到系統(tǒng)平臺，“足不出戶”即可在平臺首頁直接查看企業(yè)制度文件及檔案工作相關(guān)資訊動態(tài)等，并且可以自行在平臺上檢索所需文件，提交申請后可進行查閱。

　　為確保檔案管理規(guī)范有序，廣東省局（公司）制定了智慧檔案信息管理系統(tǒng)平臺的使用指引，進一步明確了平臺使用對象和查閱范圍，規(guī)范了檔案查閱權(quán)限、程序及查詢要求。在此基礎(chǔ)上，廣東省局（公司）還定期舉辦全省煙草商業(yè)系統(tǒng)保密、檔案人員培訓(xùn)班，為提升檔案管理水平提供了專業(yè)化人才保障和支撐。

　　下一步，廣東省局（公司）將繼續(xù)深化完善智慧檔案信息管理系統(tǒng)平臺，深挖數(shù)據(jù)資源，充分發(fā)揮檔案信息資源最大作用，為推動企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)。