煙草在線專稿　　目前，在“法治中國”建設的大環境下，企業內部的法治氛圍也日益濃厚，“依法治企”的要求越來越嚴格。制度是企業內部的“法”，是企業生產經營運作的規范和依據，是企業員工行為舉止的準則和標準。既然制度是“法”，那必然有其制定的嚴肅性、系統性，管理的規范性、科學性。一份制度文件究竟是如何制定的，又是如何發布的，直至正式運行的呢？

　　第一站：立項

　　不僅是做一個項目要立項，制定制度也是要立項的。一個企業的所有制度構成了一個制度管理體系，既然是體系，那么就存在制度文件的層次，不同層次的制度文件或同一層次不同制度文件間是有邏輯關系，是系統化的、相互支撐、相互影響的，因此，制度的新建、修訂和廢止都不是一個隨意的行為，是需要有事先的策劃，由制度需求部門根據內外部環境的變化和業務運作的實際情況，提出年度制度制修訂需求計劃，制度歸口管理部門匯總初審后，提交給相關領導進行審批，正式立項后再按照計劃執行。沒有納入年度計劃的臨時性的制度制修訂需求計劃，也需要提交制度歸口管理部門走審批程序后方可執行。流程雖有些繁瑣，但確是必要的程序。

　　第二站：起草

　　制度文件是為了規范企業某一個具體管理事項，一般是由企業某一個具體管理部門牽頭來制定。當然，企業里的很多制度文件涉及到的流程都是跨部門的大流程，比如質量問題卷煙的退換貨處理，從質量問題卷煙信息的受理、信息的判定、卷煙退換貨處理、整改實施和驗證這些管理環節。涉及到的部門有市場營銷中心、生產制造中心、技術研發中心、財務部、各卷煙廠、合作生產企業等，遇到這種情況，一般由歸口管理責任主體部門牽頭起草，其他部門配合起草。制度起草需要有依據做支撐，如國家法律法規、地方性行政法規、國標行標、行業規范性管理要求。強制性的要求是不能違背的，這是“紅線”，也是“底線”，尤其是要注重將行業的相關規范性管理要求轉化落實到企業的制度文件之中。

　　第三站：會審

　　制度文件編制完成后，形成征求意見稿，不能直接走審批程序，因為起草部門編制的制度文件在形式、內容上都有需要修改完善的地方，需要相關部門一起來對制度文件進行評審。對制度文件的科學性、系統性、合規性、有效性、可操作性等方面進行論證，制度起草部門要根據評審意見和建議對制度文件進行修改完善，形成報批稿。會審根據制度文件的情況可以有多種形式來進行。

　　第一種方式也是最簡單的一種方式就是通過郵件形式發放征求意見表，收集相關部門的意見和建議，這種方式的好處是簡單便捷；第二種是由制度起草部門向制度歸口管理部門提出申請召開制度評審會，通過專項會議的形式，相關部門在一起面對面地討論制度的內容，提出意見和建議，這種方式的好處是溝通徹底；第三種方式是制度起草部門在前期征求意見或召開制度評審會的基礎上，將制度提請經理辦公會討論，這種情況一般是制度中有重要的需要領導決策的內容，這種方式的好處是論證有權威性。

　　第四站：審批

　　制度起草部門根據評審意見對制度征求意見稿進行多輪次地修改完善后，形成制度送審稿，開始走制度審批流程。有人會產生疑問，制度評審論證都已經進行了，制度也修改完畢了，為什么不能直接發布，還要走看似浪費時間的審批流程呢？這就跟公司紅頭文或合同要走審批流程類似的道理，審批代表需要幾個不同層級的審核環節對制度進行權威性的把關和認定，制度審批主體和制度評審論證主體也不是同一群體，所以制度審批和制度評審是目的、內容各不相同的兩個環節，不沖突也不矛盾。

　　按照質量管理體系文件的管理方法，管理手冊、程序文件、作業文件（管理文件）不同類別的文件有不同的審批流程，如作業文件（管理文件）審批流程是責任部門審核、企管部（法改部）審核、分管領導審核三個步驟。各企業的制度文件可以參照體系文件的管理辦法，根據實際情況確定各自企業的制度審批流程。制度審批流程可以通過紙質簽字，也可以通過信息系統電子審批，為提升制度的規范化管理水平和管理效率，建議采取信息系統電子審批方式。

　　第五站：發布

　　制度文件通過審批后，就可以正式發布了，這個環節代表制度文件在企業內部正式生效，從發布之日起開始正式實施，相關的業務操作按照制度文件規定的執行，不得另搞一套。制度文件一般由制度歸口管理部門來發布，除了在信息系統中進行發布外，還需要在企業公開媒體如企業門戶上進行公告，總之是要讓企業的所有部門和員工都知曉制度發布事宜，跟制度相關的部門更要注意組織學習培訓最新的制度文件，自覺向最新的制度看齊。

　　第六站：運行

　　制度文件正式發布后，制度起草部門要組織相關單位或部門學習培訓新制度，把職責、流程梳理清楚，把管理要求傳達清楚，通過培訓要做到“內化于心”。相關單位或部門在業務運作過程中，要嚴格按流程走、按程序辦，將制度文件“外化于行”。企管部門要通過組織各種檢查，如專項檢查、體系內審、目標跟蹤、對標等形式來跟蹤檢查制度的執行情況，通過系統思維、過程方法的診斷。

　　在檢查中發現實際業務運作沒有按照制度來執行，要從兩個方面來審視，一方面是業務運作沒有按制度執行，相關部門和責任人要進行整改；另一方面是業務運作沒有按制度執行，是否是制度文件本身有不合理之處，要對制度文件進行修改完善，將好的經驗和做法“固化于制”。切忌檢查完就簡單地考核扣分，沒有找到問題的實質，錯失了改進的機會。

　　第七站：修訂

　　制度文件的修訂一般由以下兩種情形觸發：一是按制度操作的過程也是對制度的有效性、可操作性進行檢驗的過程，有的制度寫的很完美，但操作起來往往會發現這樣那樣的不合理，操作性不強或效率不高，需要按照更優化的流程進行重新修訂；二是制度運行一段時間后，內外部環境發生了變化，要么是業務或管理流程本身發生了變化，要么是相關的法律法規、行標國標、行業規范性管理要求等發生了變化，以前的制度文件的要求已經和現有的變化不相適應，不能指導業務運行，需要按照新的流程和新的要求進行重新修訂。

　　制度文件修訂和新建一樣要制定年度計劃，按年度計劃實施。質量管理體系標準里有改大版和改小版的區分，即是修訂內容少和修訂內容多，修訂后的制度文件通過版本號來區分先后，對修訂的條款和內容也要明確記錄下來，做到一目了然。修訂完后的制度文件也是同樣要經過會審、審批、發布流程。

　　第八站：廢止

　　廢止制度文件一般是由于制度的目的和適用范圍消失、制度的主題內容已經被替代、制度的新修訂版已經發布實施三個原因。廢止的制度文件建議不要馬上刪除，而是專門保存在廢止制度文件庫里，以備資料查閱所用。廢止的制度文件要明確發布公告，以免執行部門錯用老版本制度。至此，一份制度文件的生命周期也到此結束了。