煙草在線專稿　　2015年12月1日，甘肅省定西煙草的一份最新數據顯示：近兩年來，車輛修理費用持續大幅下降，累計節約費用73.08萬元；辦公用品及耗材、紙張費用持續降低，累計節約費用104.31萬元；印刷費用較去年同期下降16.88萬元……兩年內，公開招標金額比例與項目比例持續提升，同時細觀全市系統直接參與日常非煙用物資和服務采購的人員，也由原來的38人下降到10人。人員與費用雙低但采購活動愈加規范的奧妙究竟在哪里呢？

　　又小又隨機的采購

　　在維持企業正常運營的過程中，除了諸如保安服務、勞務派遣服務、成批次的電腦、打印/復印機采購、配送裝框機等一般性大宗物資/服務采購外，后勤保障或者采購部門都在不停的面對著以下的問題：A科室墨粉沒有了，B科室缺打印紙了，C部門需要印制一批宣傳材料，某車的電瓶出現問題了……以上零零碎碎，都呈現出了顯著的 “一雜、一高、兩小”特點，即品種雜、需求主體分散；采購頻次高；單次用量小、金額小。

　　一般情況下，后勤保障或者采購部門面對以上采購事項，都成為即時應答呼叫機——隨叫隨到，隨機選擇最快的解決方式。金額很小的即時購買或者維修，不能自行決定的，或經詢價，或直接選定供應商，層層上報等待批復。很多工作看似不同，實則重復，小小的采購周而復始，循環往復。

　　小卻不小的采購

　　辦公用品、車輛輪胎、維修維護、印刷服務、日雜用品等采購，一般情況下都在幾十元到幾百元，但是全年累計下來每一項都不是小數字：辦公用品從幾元幾十元一下子累積到了十幾萬元，車輛輪胎也由幾百幾千元累積到成十萬元，不僅如此，也許相同的物品卻在一年中呈現出好幾個單價，如此的采購，究竟是小，還是不小？

　　辦公室需要印制年度圖片集，初步電話詢價，精裝平裝各100本的費用在兩萬元左右，滿心歡喜發招標公告卻無人理睬；退而求其次邀請招標，印刷廠扔下一句我的時間也是金錢便不了了之；詢價也只有兩家單位愿意提供紙質報價單，軟磨硬泡之下搞定了第三家的報價。如此尷尬，不勝枚舉，面對小卻不小的采購金額和“應招盡招”的要求，該選擇什么樣的采購方式？

　　小中尋找突破

　　2013年7月，辦公室明確改進采購方式的目標，通過組織學習國內外采購及物資管理相關文獻資料及案例，組織討論各類采購模式的優缺點及適用方法，定義了“小零散”采購，初步確定以集中定點作為“小零散”采購的主要方式。

　　2013年8月，組織采購骨干人員召開頭腦風暴法會議，對“小零散”采購事項進行梳理，通過采購特點的區分及采購需求的整合，將固定資產、車輛保險、辦公用品及辦公耗材、印刷服務、燃煤、車輛輪胎、車輛維修、打印設備維修等七項采購納入“小零散”集中采購范圍。

　　2013年9月，對辦公用品及耗材采購進行積極探索，試行推廣一次招標分批供貨的定點協議采購機制模式，初步確立了“統一招標、集中采購、自行結算”的采購方式。

　　2014年1月，先后實施定點印刷供應商確定項目和車輛定點維修項目，明確了該兩類小零散項目購進流程，重新確定了辦公用品及耗材的購進及結算方式，設計了辦公用品、辦公耗材集中采購目錄，統一了需求申報審批表格，明確了采購方式為“統一招標、集中/即時采購、統一結算”。

　　在此階段，通過尋找具有代表性的“小零散”采購項目，探索可推廣的采購機制。根據采購對象的分類：產品和服務，選取了實施復雜、品類繁多的“公用品/辦公耗材集中定點采購”“印刷服務”“車輛定點維修”項目作為突破點，研究項目運行過程中各個流程及節點的輸入資源、活動、相互作用及輸出結果。重點關注在其他采購項目中，可復制的動作與節點是什么，不可復制的動作與節點應如何控制。

　　破而立，打造“小零散”體系

　　2014年3月，按照精益管理實施四層次法，運用價值流識別“小零散”采購項目設計重點解決的難點、關鍵點，運用QFD方法，尋找采購流程與管理模塊的關系，明確系統層次，確定了“小零散”采購“146”管理體系，即一套管理流程、四個集中環節、六大管理模塊。一套管理流程指“小零散”項目集中采購流程，包括三個子流程：計劃子流程、實施子流程和評價子流程。四個集中環節包括集中需求申報、集中招標實施、集中收貨確認、集中結算付款環節。六大管理模塊分別是計劃管理模塊、招標管理模塊、采購過程管理模塊、結算管理模塊、庫存管理模塊、供應商管理模塊。

　　2014年5月-7月，二次修訂集中采購目錄，擴大應急直采范圍，并通過市場調查集中定點物資價格、供應商約談等方式，進一步加強供應商管理。

　　2014年7月，通過對“146”管理體系的評估及運行分析，正式發布“基于QFD的采購方式及過程改進”A3報告。

　　2014年12月，開展部分定點供應商評價，辦公室、配送中心、各縣（區）營銷部共9家單位對辦公用品、辦公耗材、車輛輪胎三家供應商進行了綜合評價，且綜合評價成績均在95分以上。

　　2015年1月，修訂《采購目錄》，明確了小零散之外的集中采購事項，拓展了集中采購范圍。

　　2015年5月，評價各類采購項目，明確將印刷項目競價機制引入車輛輪胎及辦公耗材采購，計劃該兩類定點供應商數目擴展為3家。

　　……

　　自被省公司確定為”小零散"采購項目試點單位以來，我們進行了諸多探索與實踐，期間得到了省公司的大力支持和幫助。從體系確定到持續實施中，我們遇見了很多難題，比如如何確定采購價格與市價相比是否具有競爭力，統一結算后供應商對基層單位和結算單位是否提供差異化服務，是否存在因地域而造成的隱形費用的上升，辦公用品及耗材的庫存是否合理等等。為了解決這些難題，我們始終將溝通放在最重要的位置，通過與省局（公司）整頓辦、基層單位和供應商的不斷有效溝通，消除了很多信息不對稱的問題。同時，我們運用了大量的精益管理工具，如SAM、QFD、PICQMDS、A3報告等，盡可能地消除了因個人偏好或者習慣而引起的流程上的冗余、體系不能提升管理水平等問題。

　　小出大，量變到質變的飛躍

　　又小又隨機的采購活動終于變得有章可循，循環往復且似無休止的采購事項被集中、歸類、精簡，采購項目總數縮減但涵蓋范圍擴大。你看到的，也許只有采購次數從辦公用品近百次、辦公耗材幾十次縮減到每年4-5次，也許只有在印刷、維修過程中不用再考慮如何獲得更加優勢的價格和更加簡易的程序，也許只有本文最初所呈現出的漂亮的費用控制數字成果，也許只有……的確，“小零散”采購方式的變革，最初的目的也只是為了實現費用的降低、過程的規范，但隨著“小零散”146管理體系的逐步健全，隨著每一個采購事項呈現出與其自身特性相適應的獨特的購進與驗收流程，隨著一個一個問題被逐步解決，隨著每一個項目反饋的各項指標都取得長足進步的時候，我們迎來的，也是于定西煙草而言至為重要的，就是員工的成長和全市系統采購管理能力的持續提升。

　　路漫漫其修遠兮，吾將上下而求索。在國家局、省局的正確領導下，定西煙草將進一步解放思想，以“小零散”采購體系的豐碩成果為標桿，在各類工作中傳承創新、精益求精，持續提升企業管理軟實力。