“開展檔案數字化之后方便多了,不管是我們找還是人家看都能快速完成,利用效率大幅提升。”湖南中煙常德卷煙廠檔案員劉玲介紹道。

近年來,為貫徹落實常德卷煙廠數字化轉型策略,該廠檔案館以檔案全生命周期管理為理論依據,全面升級檔案“管”、“存”、“用”各環節,有效解決檔案脹庫、檔案保護不周以及檔案利用效率較低等難題,保障了檔案數字化工作的順利推進。

從源頭入手,做好數字化“管檔”工作

要實現檔案的數字化轉型,離不開數字化掃描件作為支撐,而常德卷煙廠建廠70余年,形成的珍貴歷史資料眾多,為保障檔案安全,該廠檔案館用“兩張表格”做好數字化掃描的“管檔”工作。

填寫“掃描交接表”,做到責任到人。因數字化掃描需在短時間、大批量地完成檔案出入庫。為保障檔案安全,檔案館理順工作環節,要求在出庫時需由檔案員與掃描人員雙方清點核對,填寫檔案館自行制定的“數字化掃描交接表”,做到“交接留痕”,入庫前則需先檢查每一卷檔案是否有錯件、漏件情況,無問題才可入庫。

填寫“掃描抽檢表”,檢驗掃描效果。數字化掃描工作完成的終點絕不是掃描結束,為確保數字化掃描效果良好、掛接正確,常德卷煙廠檔案館制作《檔案數字化掃描抽檢方案》,按一定比例,從完成掛接、命名正確、圖像完整、排序正確、圖像質量過關五大方面對數字化成果進行抽檢并在備注處反饋第三方公司整改情況,有效形成管理閉環。

圖為常德卷煙廠檔案館庫房

從需求入手,做好數字化“用檔”工作

在2022年之前,該廠并未大范圍的開展數字化掃描項目,當時查借閱主要以紙質檔案為主,不利于檔案的長期保存,也耗費了較大的人力物力。在此情況下,該廠檔案館通過“簡化流程、精準授權、提前考慮”幾步走,做好數字化“用檔”工作。

一是簡化檔案查借閱流程。掃描完成后,該廠檔案館積極提供非涉密檔案的“電子檔”,用檔部門僅需在OA系統上提交流程,在未涉密的情況下,可由檔案館直接提供掃描件。二是精準授權查檔人,如遇較大、較多的文件,該廠檔案館將通過共享平臺分享給查檔人,在便于反復利用的同時實現精準賦權。三是提前考慮日常用檔需要,將竣工圖等檔案以案卷為單位進行掛接,方便整卷提供利用。目前該廠基本實現了“遠程查檔”,在能夠有效避免檔案原件損傷的同時,大大提升了“用檔”的工作效率。

圖為湖南中煙檔案管理專題培訓在常德卷煙廠舉辦

從未來入手,做好數字化“存檔”工作

檔案作為歷史的見證,其保管的重要性不言而喻。該廠檔案館在做好紙質檔案保管的基礎上,針對電子檔保管采用了“在線+離線”雙備份的保管模式。在線即檔案系統中掛接一份完整掃描件,日常利用皆通過在線下載的方式開展。離線則是準備了專門的硬盤儲藏了兩套完整的掃描數據用做備份。針對利用頻繁的檔案,該廠檔案館還積極利用內部云盤進行二次存儲,從而提升檔案保管與利用效率。

通過探索檔案全生命周期管理機制,當前該廠檔案館數字化升級已卓有成效。其中,該廠文書檔案與科技檔案的數字化率已超過90%,多數利用工作也已通過線上完成。未來,該廠檔案館將以打造智慧檔案館為目標,繼續深化轉型工作,以檔案數字化實現檔案工作現代化。